Pro koho je tento článek?
Tento článek je určen firmám, které řeší hledání kanceláří v Praze a dostaly se do fáze, kdy mají k dispozici příliš mnoho nabídek, prohlídek a informací. Pokud máte pocit, že čím více kanceláří vidíte, tím hůře se rozhoduje, jste na správném místě.
Když je nabídek příliš mnoho, rozhodování se zpomaluje
Jedna z nejčastějších situací při hledání kanceláří vypadá tak, že firma začne s několika jasnými požadavky, ale postupně se výběr rozšiřuje. Každá další nabídka „vypadá zajímavě“ a nikdo nechce nic vyřadit příliš brzy.
Výsledkem bývá:
-
příliš mnoho variant,
-
ztráta přehledu,
-
neustálé porovnávání,
-
odkládání rozhodnutí.
Více možností v této fázi neznamená lepší rozhodnutí, ale spíše větší nejistotu.
Proč je zužování výběru klíčovou součástí procesu
Zúžení výběru kanceláří není o tom, že by firma přišla o lepší variantu. Naopak jde o krok, který:
-
zpřehledňuje rozhodování,
-
šetří čas klíčovým lidem,
-
umožňuje soustředit se na podstatné rozdíly.
Firmy, které se bojí vyřazovat, často zůstávají dlouho mezi mnoha možnostmi a nejsou schopné dojít k finálnímu rozhodnutí.
První filtr: nepřekročitelné podmínky
Základem je jasně si definovat, které parametry jsou nepřekročitelné. To jsou kritéria, přes která firma nepůjde ani za cenu nižšího nájemného.
Nejčastěji jde o:
-
maximální rozpočet,
-
klíčovou lokalitu nebo dopravní dostupnost,
-
minimální požadovanou velikost kanceláří,
-
termín nastěhování.
Jakmile některá nabídka nesplňuje byť jen jednu z těchto podmínek, neměla by ve výběru pokračovat.
Druhý filtr: provozní funkčnost kanceláří
Dalším krokem je posoudit, zda budou kanceláře skutečně fungovat pro konkrétní firmu. Zde se často ukáže, že řada budov, které vypadají zajímavě na papíře, nevyhovuje v praxi.
Z výběru se v této fázi vyřazují kanceláře, které:
-
neumožňují vhodnou dispozici,
-
mají nevhodné světelné podmínky,
-
neodpovídají stylu práce týmu,
-
komplikují každodenní provoz.
Právě zde se potvrzuje, že nemá smysl obcházet desítky budov – mnoho z nich lze vyřadit ještě před samotnou prohlídkou.
Pozor na „hezké, ale nevhodné“ kanceláře
Častou chybou je držet ve výběru kanceláře, které:
-
působí reprezentativně,
-
mají atraktivní design,
-
zaujmou na první pohled,
ale vyžadují zásadní kompromisy v provozu nebo fungování firmy.
Pokud se u nabídky opakovaně objevuje myšlenka „to bychom nějak vyřešili“, je to signál, že kanceláře pravděpodobně nejsou správnou volbou.
Kolik variant je ideální mít na konci
Z praxe vyplývá, že ideální finální výběr tvoří:
-
dvě až tři kancelářské budovy,
-
které splňují klíčové požadavky,
-
a mezi nimiž lze smysluplně porovnávat.
Větší počet variant obvykle nevede k lepšímu rozhodnutí, ale pouze prodlužuje celý proces.
Jak pracovat s porovnáním, aby pomohlo rozhodnutí
Jakmile se výběr zúží, je nutné pracovat s jasným a strukturovaným porovnáním. Subjektivní dojmy z prohlídek nestačí.
Smysluplné porovnání by mělo zahrnovat:
Často se ukáže, že kanceláře, které nebyly první volbou na základě dojmu, dávají v součtu větší smysl.
Proč je v této fázi důležitý odstup a nadhled
Zúžení výběru je okamžik, kdy je potřeba rozhodovat racionálně. Emoce, první dojem nebo osobní preference mohou výsledek zkreslit.
Pomáhá mít:
Právě v této fázi se často rozhoduje o tom, zda budou kanceláře firmě skutečně dlouhodobě vyhovovat.
Shrnutí
Zúžení výběru kanceláří není ztráta možností, ale cesta k lepšímu rozhodnutí. Firmy, které dokážou včas vyřazovat nevhodné varianty, se rozhodují rychleji, s menším stresem a s větší jistotou.
Méně možností v této fázi často znamená více přehledu a lepší výsledek.
