Tento článek je určen firmám, které mají vybrané vhodné varianty a stojí před fází vyjednávání nabídky na pronájem kanceláří v Praze. Pokud si myslíte, že vyjednávání znamená především snahu snížit cenu za m², je dobré si nejprve ujasnit, jak vyjednávání kanceláří funguje v praxi.
Jedna z nejčastějších představ firem je, že se při vyjednávání bojuje především o cenu za m². U moderních kancelářských budov to však ve většině případů není reálné.
Cena za m² je zpravidla:
pevně stanovená,
daná pozicí budovy na trhu,
srovnatelná s obdobnými projekty v dané lokalitě.
Vyjednávání se proto nevede o samotné ceně, ale o podmínkách kolem nájmu, které mají zásadní vliv na celkové náklady firmy.
Reálný vyjednávací prostor se nachází především v pobídkách a nastavení nájemního vztahu.
Nejčastěji se vyjednává:
délka nájemních prázdnin,
výše příspěvku na dispoziční úpravy (fit-out),
časování plateb,
flexibilita do budoucna,
kombinace více pobídek do jednoho balíčku.
Právě tyto položky rozhodují o tom, kolik firmu kanceláře skutečně stojí, zejména v prvních letech nájmu.
Nájemní prázdniny patří mezi nejčastější a nejefektivnější formy vyjednávání. Znamenají období, kdy firma:
neplatí nájemné,
ale prostory užívá nebo je připravuje k nastěhování.
Delší nájemní prázdniny:
snižují počáteční finanční zátěž,
pomáhají financovat stěhování a úpravy,
zlepšují cash flow v prvním roce.
U dobře připravené poptávky jde často o jeden z hlavních vyjednávacích bodů.
Dalším zásadním tématem je příspěvek pronajímatele na rekonstrukci kanceláří. U většiny moderních budov platí, že:
prostory vyžadují dispoziční úpravy,
část nákladů vždy nese nájemce,
výše příspěvku se odvíjí od délky závazku a atraktivity nájemce.
Vyšší příspěvek na fit-out může výrazně změnit ekonomiku celé nabídky, i když cena za m² zůstává stejná.
Vyjednávání kanceláří funguje téměř vždy na principu vyvážené dohody.
Typický scénář může vypadat například takto:
firma požaduje vyšší příspěvek na rekonstrukci,
výměnou nabídne delší dobu nájmu,
případně se zaváže k menší flexibilitě v prvních letech.
Například:
Pokud pronajímatel poskytne o 50 EUR/m² vyšší příspěvek na fit-out, firma se zaváže k prodloužení nájmu o dva roky.
Právě v tomto „balíčkování“ podmínek vzniká skutečný vyjednávací prostor.
Velmi důležitým faktorem je skutečnost, že ne každá budova umožňuje stejný vyjednávací tlak. Každý pronajímatel má:
jinak nastavené cíle,
jinou obsazenost budovy,
jinou toleranci k pobídkám.
Zkušený poradce obvykle ví:
kde má smysl tlačit,
kde naopak tlak nepovede k výsledku,
a jaké podmínky jsou pro danou budovu realistické.
Součástí této znalosti je i přehled o tom, jaký má pronajímatel interně nastavený NET effective rent rate – tedy skutečnou efektivní úroveň nájemného po započtení všech pobídek. Právě tato informace často určuje, kam až je možné ve vyjednávání jít.
Vyjednávání kanceláří není improvizace. Špatně zvolený tlak ve špatnou chvíli může:
vyčerpat vyjednávací prostor,
zhoršit ochotu pronajímatele ke kompromisu,
nebo zbytečně zkomplikovat další spolupráci.
Držet se doporučení poradce, který zná trh, jednotlivé budovy i jejich limity, často znamená:
lepší celkový výsledek,
menší riziko chyb,
a klidnější průběh celého procesu.
Vyjednávání nabídky obvykle probíhá v několika kolech. Postupně se ladí jednotlivé parametry a hledá se rovnováha mezi požadavky obou stran.
Důležité je:
mít jasno v prioritách,
vědět, kde lze ustoupit,
a kde naopak ne.
Dobře připravená firma má výrazně vyšší šanci dosáhnout podmínek, které jí budou dlouhodobě vyhovovat.
U moderních kancelářských budov se vyjednávání nevede o ceně za m², ale o podmínkách kolem nájmu. Například o pobídkách jako jsou nájemní prázdniny, příspěvky na rekonstrukci a délka závazku mají výrazně větší dopad na celkové náklady než samotná cena.
Firmy, které se řídí realistickými doporučeními, chápou princip „něco za něco“ a opírají se o znalost trhu, dosahují vyváženějších a dlouhodobě funkčních dohod.
