Účinné od: 14. 9. 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje při provozu webových stránek JustOffice, při vyřizování poptávek, poskytování služeb a běžné obchodní komunikaci.

Osobní údaje zpracováváme zejména v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Ing. Zdeněk Vojtěchovský IČO: 05280761 Sídlo: Modrého 996/13, Praha 9, 190 00 E-mail: zdenek@justoffice.cz

Na uvedený e-mail se můžete obracet také se všemi dotazy a žádostmi týkajícími se zpracování osobních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle charakteru komunikace a vzájemného vztahu můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení;
• společnost nebo jiný subjekt, který zastupujete;
• pracovní pozici nebo vztah ke společnosti, pokud je relevantní;
• telefonní číslo;
• e-mailovou adresu;
• obsah zpráv a obchodní komunikace;
• informace o požadavcích na kancelářské nebo jiné komerční prostory;
• preferovanou lokalitu, velikost prostor, požadovaný termín a další parametry poptávky;
• informace o průběhu jednání, prohlídkách a předložených nabídkách;
• informace o předpokládaném skončení současné nájemní smlouvy, pokud nám je sdělíte;
• údaje obsažené ve smluvní a obchodní dokumentaci;
• fakturační a účetní údaje;
• technické údaje související s používáním webových stránek, zejména pokud jsou nezbytné pro jejich fungování a zabezpečení.

Běžně nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání nebo politických názorech. Prosíme proto, abyste nám takové údaje bezdůvodně neposkytovali.

3. Jak osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme zejména:

• prostřednictvím kontaktního formuláře;
• e-mailem;
• telefonicky;
• při osobním jednání;
• prostřednictvím vizitky nebo kontaktu, který nám přímo předáte;
• v rámci obchodního jednání a poskytování služeb;
• ze smluvní a účetní dokumentace.

V případě pracovních kontaktů můžeme údaje získat také v rámci běžné komunikace se společností, kterou zastupujete.

4. Kontaktní formulář

Kontaktní formulář na webu může obsahovat jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo a zprávu. Jméno, e-mail a zpráva jsou určeny k vyřízení poptávky. Telefonní číslo je dobrovolné.

Formulář používá řešení Elementor Forms. Údaje odeslané prostřednictvím formuláře se neukládají do databáze WordPressu. Jsou odeslány na e-mail správce.

5. Vyřízení poptávky a poskytování služeb

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem vyřízení poptávky, komunikace se zájemcem, vyhledání vhodných prostor, přípravy a zasílání konkrétních nabídek, organizace prohlídek, jednání o obchodních a nájemních podmínkách a poskytování souvisejících služeb.

Pokud jste přímo smluvní stranou nebo jednáme na vaši žádost před uzavřením smlouvy, je právním základem zpracování čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy.

Pokud jednáte jako zaměstnanec, kontaktní osoba nebo zástupce společnosti, zpracováváme vaše pracovní kontaktní údaje zpravidla na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – oprávněného zájmu na komunikaci a realizaci obchodního vztahu.

6. Evidence poptávek a obchodních vztahů

Základní informace o poptávkách můžeme evidovat za účelem organizace poskytovaných služeb, evidence probíhajících a předchozích jednání, navázání na předchozí komunikaci a ochrany našich práv a právních nároků.

Evidence může obsahovat zejména společnost, jméno kontaktní osoby, telefon, e-mail a požadavek na kancelářské prostory. Právním základem je podle konkrétní situace plnění smlouvy, předsmluvní jednání nebo oprávněný zájem.

7. Obchodní partneři, pronajímatelé a developeři

Pracovní kontaktní údaje osob působících u vlastníků nemovitostí, pronajímatelů, developerů, správců budov, poradenských společností a dalších obchodních partnerů můžeme zpracovávat za účelem obchodní komunikace, získávání informací o nabízených prostorách, organizace prohlídek, realizace obchodních případů a správy dlouhodobých profesních vztahů.

Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

8. Smlouvy, realizované transakce a právní nároky

Pokud dojde k realizaci obchodního případu, můžeme údaje zpracovávat za účelem plnění smluvních povinností, vedení dokumentace k transakci, fakturace, evidence obchodního vztahu, řešení případných sporů a ochrany a uplatňování právních nároků.

Právním základem může být plnění smlouvy, splnění právní povinnosti nebo oprávněný zájem na ochraně našich práv.

9. Účetnictví a daňové povinnosti

Osobní údaje obsažené v účetní a daňové dokumentaci zpracováváme v rozsahu nezbytném pro splnění našich zákonných povinností. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – splnění právní povinnosti.

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny také externím poskytovatelům účetních a daňových služeb, pokud jejich služby využíváme.

10. Budoucí individuální obchodní oslovení

Pokud nám v souvislosti s poptávkou sdělíte například termín skončení současného nájmu a projevíte zájem o to, abychom vás před tímto termínem znovu kontaktovali, můžeme tuto informaci evidovat.

Je-li pro budoucí elektronické obchodní oslovení vyžadován souhlas, budeme jej provádět pouze na základě předchozího prokazatelného souhlasu. Souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím e-mailu zdenek@justoffice.cz.

Pokud nám sdělíte, že si další obchodní komunikaci nepřejete, budeme toto rozhodnutí respektovat.

11. Doba uchovávání

Osobní údaje neuchováváme déle, než odpovídá účelu jejich zpracování. Obecně používáme následující pravidla:

Aktivní poptávky

Po dobu vyřizování poptávky a související komunikace.

Neúspěšné nebo ukončené poptávky

Zpravidla nejdéle 5 let od posledního relevantního kontaktu.

Úspěšné transakce a související dokumentace

Zpravidla nejdéle 10 let, případně déle, pokud je další uchování vyžadováno právním předpisem nebo je nezbytné pro ochranu právních nároků.

Profesní kontakty na obchodní partnery

Po dobu trvání a obchodní relevance profesního vztahu.

Účetní a daňová dokumentace

Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Údaje využívané na základě souhlasu k budoucímu individuálnímu oslovení

Do odvolání souhlasu, zpravidla nejdéle 5 let od jeho udělení nebo poslední relevantní komunikace, pokud není následně obnoven.

12. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

• poskytovatelům webhostingu a e-mailových služeb;
• poskytovatelům IT služeb a správy webových stránek;
• poskytovatelům cloudového úložiště a zálohování;
• externím poskytovatelům účetních a daňových služeb;
• právním a jiným odborným poradcům;
• poskytovatelům technologií používaných na webových stránkách;
• orgánům veřejné moci, pokud předání vyžaduje právní předpis.

Pro webhosting a e-mailové služby využíváme WEDOS. Pro synchronizaci, ukládání a zálohování některých pracovních údajů využíváme služby Apple iCloud.

13. Google Maps

Web používá Google Maps prostřednictvím Google Maps JavaScript API pro zobrazování polohy nabízených nemovitostí. Mapa je dostupná ihned při otevření příslušné stránky.

Podle technického nastavení webu Google Maps před udělením souhlasu návštěvníka neukládají do jeho zařízení netechnické cookies nebo obdobné identifikátory a nejsou propojeny s analytickými nebo marketingovými nástroji webu.

Při technickém spojení s Google Maps však mohou být společnosti Google předány technické údaje nezbytné pro vyřízení požadavku, například IP adresa zařízení a údaje související s požadavkem na mapovou službu. Mapu před udělením souhlasu nepoužíváme pro analytické měření, remarketing ani profilování návštěvníka.

14. Ochrana formuláře – Google reCAPTCHA

Kontaktní formulář používá službu Google reCAPTCHA v3 za účelem ochrany webu a formuláře před automatizovaným zneužitím, spamem a škodlivými požadavky.

reCAPTCHA se načítá pouze na stránkách obsahujících formulář. Pro vyhodnocení rizika může Google zpracovávat technické údaje, například IP adresu a informace o způsobu používání stránky, a používat technickou cookie, například _GRECAPTCHA. Tato technologie je používána výhradně za účelem zabezpečení formuláře a webových stránek.

15. YouTube

U některých nabízených prostor umožňujeme přehrání videa prostřednictvím služby YouTube. Při běžném otevření stránky se YouTube přehrávač nenačítá. Načte se až poté, co návštěvník aktivně klikne na ikonu nebo tlačítko Video.

Používáme režim YouTube Privacy-Enhanced Mode prostřednictvím domény youtube-nocookie.com. Po aktivaci videa může dojít k navázání spojení se servery YouTube/Google a ke zpracování technických údajů podle podmínek společnosti Google.

16. Google Fonts

Používané fonty jsou uloženy lokálně na našem serveru. Při běžném zobrazení stránky se proto kvůli načtení fontů nenavazuje spojení se servery Google.

17. Cookies, analytika a reklama

Web používá technicky nezbytné cookies a obdobné technologie potřebné pro jeho správné fungování, zabezpečení a uložení nastavení návštěvníka. Pro správu souhlasů používáme řešení Complianz – GDPR/CCPA Cookie Consent.

Analytické a marketingové technologie, které vyžadují souhlas, nejsou bez příslušného souhlasu návštěvníka aktivovány.

Web je technicky připraven na případné budoucí využití například Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel a Sklik. Tyto služby nemusí být aktuálně aktivní. Pokud budou v budoucnu aktivovány, budou se technologie vyžadující souhlas používat pouze v rozsahu odpovídajícím volbě návštěvníka v nastavení cookies.

Podrobnosti jsou uvedeny v samostatných Zásadách používání cookies.

18. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technologií mohou působit také mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud v souvislosti s jejich službami dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí, probíhá pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo jiných odpovídajících záruk.

19. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, změnou, zneužitím nebo neoprávněným zveřejněním.

Používaná zařízení a služby jsou chráněny zejména přístupovými údaji, vícefaktorovým ověřováním, šifrováním, aktualizacemi a omezením přístupu. Papírová dokumentace obsahující osobní údaje je uchovávána zabezpečeným způsobem.

20. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména:

• právo na přístup k osobním údajům;
• právo na opravu nepřesných údajů;
• právo na výmaz;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů v případech stanovených GDPR;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo kdykoliv vznést námitku proti přímému marketingu;
• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Právo na výmaz není absolutní. Některé údaje můžeme být povinni dále uchovávat například z důvodu zákonné povinnosti nebo ochrany právních nároků.

21. Uplatnění práv

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu zdenek@justoffice.cz. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Pokud máme důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o dodatečné informace potřebné k jejímu ověření.

22. Stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů dochází k porušování právních předpisů, můžete podat stížnost u:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 www.uoou.gov.cz

23. Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

24. Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména v návaznosti na změny používaných technologií, poskytovaných služeb nebo právních předpisů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webových stránkách JustOffice.

Poslední aktualizace: 14. 9. 2026