Tento článek je určen firmám, které vybírají nové kanceláře a řeší, jak budou prostory před nastěhováním upraveny a kdo bude tyto úpravy financovat.
Kancelář, kterou si firma vybere, totiž nemusí být připravena přesně podle jejích potřeb. Často je potřeba změnit dispozici, doplnit zasedací místnosti, upravit kuchyňku, elektroinstalaci nebo další části prostoru.
Soubor těchto úprav se běžně označuje jako fit-out kanceláře.
Ještě před podpisem nájemní smlouvy je proto důležité vědět, v jakém stavu pronajímatel kancelář předá, jaké úpravy budou potřeba a kdo je zaplatí.
Fit-out představuje úpravu kancelářských prostor podle potřeb konkrétního nájemce.
Rozsah může být velmi rozdílný.
Někdy stačí pouze drobné změny v již hotové kanceláři. Jindy se prakticky celý prostor připravuje pro nového nájemce.
Fit-out může zahrnovat například:
Rozsah fit-outu proto může mít zásadní vliv nejen na výslednou podobu kanceláře, ale také na celkové náklady a termín nastěhování.
Při hledání kanceláří se můžete setkat s prostory v různém stavu.
Některé jsou již kompletně dokončené a nový nájemce může využít stávající dispozici téměř bez úprav.
Jiné kanceláře jsou připravené pouze v základním standardu a jejich finální podoba vznikne až podle požadavků konkrétní firmy.
A někdy firma přebírá prostor po předchozím nájemci včetně části jeho stávajícího fit-outu.
Proto nestačí při prohlídce hodnotit pouze to, jak kancelář vypadá dnes.
Důležité je zjistit také:
Na tuto otázku neexistuje jedna univerzální odpověď.
Náklady na fit-out mohou být rozděleny mezi pronajímatele a nájemce podle konkrétních obchodních podmínek.
Pronajímatel může například:
Pokud jsou skutečné náklady vyšší než sjednaný příspěvek nebo rozsah prací hrazený pronajímatelem, rozdíl zpravidla nese nájemce podle dohodnutých podmínek.
Proto je důležité před podpisem nájemní smlouvy znát nejen výši příspěvku, ale také předpokládanou cenu celého fit-outu.
Tohle je důležitý rozdíl.
Pokud pronajímatel nabídne například příspěvek na úpravy kanceláře, neznamená to automaticky, že tento příspěvek pokryje všechny požadavky nájemce.
Firma může chtít nadstandardní materiály, větší počet zasedacích místností, speciální technologie nebo jiné prvky, které výslednou cenu zvýší.
Představme si například, že předpokládaný fit-out kanceláře stojí 300 EUR/m² a pronajímatel poskytne příspěvek 200 EUR/m².
Rozdíl 100 EUR/m² musí být financován jiným způsobem podle sjednaných podmínek.
U kanceláře o velikosti 500 m² představuje tento rozdíl 50 000 EUR.
Proto je potřeba vedle výše příspěvku vždy znát také očekávané celkové náklady.
Představme si dvě podobné kanceláře.
První má nižší nájemné, ale vyžaduje rozsáhlou rekonstrukci.
Druhá má o něco vyšší cenu za m², ale disponuje kvalitním stávajícím fit-outem, který firma může téměř celý využít.
Pokud bychom porovnávali pouze nájemné, první nabídka může působit výhodněji.
Po započtení nákladů na úpravy ale může být ekonomicky zajímavější druhá kancelář.
Proto při porovnávání prostor doporučujeme posuzovat nájemné, servisní poplatky, stav kanceláře, rozsah potřebných úprav, příspěvek pronajímatele, vlastní investici nájemce a dobu potřebnou k dokončení prostoru.
Teprve součet těchto faktorů ukáže reálný rozdíl mezi jednotlivými nabídkami.
Fit-out není pouze otázkou peněz. Je také otázkou času.
Pokud firma potřebuje kancelář za několik týdnů, prostor vyžadující rozsáhlou rekonstrukci nemusí být reálnou variantou, i kdyby jeho obchodní podmínky vypadaly velmi dobře.
Příprava kanceláře může zahrnovat návrh dispozice, projektovou přípravu, odsouhlasení návrhu, výběr materiálů, objednání některých prvků, samotné stavební práce a následné předání hotového prostoru.
Čím rozsáhlejší jsou požadované úpravy, tím důležitější je vytvořit realistický harmonogram.
Při výběru kanceláře proto vždy doporučujeme porovnávat termín dostupnosti prostoru s termínem, kdy firma skutečně potřebuje začít kancelář využívat.
To záleží na způsobu realizace fit-outu a dohodě s pronajímatelem.
Nájemce zpravidla definuje své požadavky na fungování kanceláře – například počet pracovních míst, kanceláří, zasedacích místností, kuchyněk nebo dalších prostor.
Výsledné řešení ale musí současně respektovat technické možnosti budovy.
Ne každý požadavek lze realizovat v každém prostoru.
Omezením mohou být například umístění vzduchotechniky, požární předpisy, kapacita technologií, poloha stoupaček, přístup k dennímu světlu nebo konstrukční řešení budovy.
Proto je dobré prověřit zásadní požadavky firmy ještě předtím, než se konkrétní kancelář stane preferovanou variantou.
Tahle otázka bývá při stěhování do nových kanceláří často přehlížena.
Firma investuje do úprav prostoru a přirozeně se soustředí na to, jak bude kancelář fungovat během nájmu.
Jenže jednou nájem skončí.
To, co se potom stane s provedenými úpravami, závisí na konkrétní nájemní smlouvě a charakteru jednotlivých prvků.
Některé součásti mohou v kanceláři zůstat, jiné může být potřeba odstranit.
Proto doporučujeme už při vyjednávání řešit:
Tím se dostáváme také k otázce reinstatementu, tedy případné povinnosti uvést prostor při skončení nájmu do sjednaného stavu.
Ne vždy je potřeba budovat kancelář od začátku.
Na pražském trhu lze najít také prostory po předchozích nájemcích, jejichž fit-out je stále kvalitní a použitelný.
Pro firmu to může znamenat nižší počáteční investici, rychlejší nastěhování, méně stavebních prací a jednodušší celý proces stěhování.
Má to ale smysl pouze tehdy, pokud stávající dispozice skutečně odpovídá potřebám firmy.
Kancelář s krásným fit-outem není výhodná, pokud má například příliš mnoho malých místností pro tým, který potřebuje převážně otevřený prostor.
Hodnotu stávajícího fit-outu proto neurčuje pouze jeho kvalita, ale především jeho využitelnost pro konkrétního nájemce.
Jednou z častých chyb je nechat detailnější řešení fit-outu až na dobu po podpisu nájemní smlouvy.
V té chvíli už ale může být vyjednávací prostor výrazně menší.
Je proto vhodné mít před podpisem alespoň dostatečně jasno v tom:
Čím přesněji jsou tyto body nastaveny předem, tím menší je riziko nepříjemných překvapení během realizace.
Fit-out může zásadně ovlivnit cenu, podobu i termín dostupnosti nových kanceláří.
Při výběru prostoru proto nestačí vědět pouze to, kolik činí nájemné a jak vysoký příspěvek na úpravy nabízí pronajímatel.
Důležité je znát celkový rozsah potřebných prací, předpokládané náklady, způsob jejich financování, termín dokončení a podmínky týkající se fit-outu po skončení nájmu.
Dobře připravený fit-out může firmě vytvořit kancelář přesně podle jejích potřeb. Špatně odhadnutý rozsah úprav naopak může znamenat vyšší náklady a pozdější nastěhování, než firma původně očekávala.
