Tento článek je určen firmám, které hledají nové kanceláře a řeší, na jak dlouhou dobu se nájemní smlouvou zavázat.
Délka nájmu patří mezi nejdůležitější podmínky pronájmu kanceláře. Firma se totiž nerozhoduje pouze o tom, kde bude sídlit dnes, ale často také o tom, jak velkou flexibilitu bude mít za několik let.
Pětiletý nebo delší závazek nemusí být problém, pokud kanceláře odpovídají budoucím potřebám firmy. Pokud se ale počet zaměstnanců výrazně změní nebo firma bude potřebovat jinou lokalitu, může být dlouhá nájemní smlouva omezující.
Proto je důležité délku nájmu posuzovat společně s možnostmi jeho případného předčasného ukončení.
U klasických kancelářských prostor se nájemní smlouvy běžně uzavírají na několik let.
Konkrétní požadovaná délka nájmu závisí především na konkrétní budově a pronajímateli, velikosti pronajímaných prostor, rozsahu požadovaných úprav, investici pronajímatele do fit-outu, požadovaných nájemních pobídkách a celkových obchodních podmínkách.
Čím větší investici musí pronajímatel do přípravy kanceláře vložit, tím větší význam pro něj zpravidla má dostatečně dlouhý nájemní vztah.
Proto není vhodné posuzovat délku nájmu odděleně od ostatních podmínek nabídky.
Na první pohled může působit nejlépe co nejkratší nájemní smlouva.
Firma získá větší flexibilitu a v případě potřeby se může dříve přestěhovat.
Delší závazek ale může mít také své výhody.
Pronajímatel má při delší době nájmu větší jistotu budoucích příjmů a může mít větší prostor nabídnout například delší nájemní prázdniny, vyšší příspěvek na fit-out, rozsáhlejší úpravy kanceláře nebo jiné obchodní pobídky.
Stejně jako při ostatním vyjednávání kanceláří zde funguje princip „něco za něco“.
Pokud firma požaduje výraznou investici pronajímatele do prostoru, musí počítat s tím, že pronajímatel bude chtít tuto investici rozložit do dostatečně dlouhého období.
Nikdo při podpisu nájemní smlouvy přesně neví, jak bude firma vypadat za několik let.
Může například výrazně zvýšit počet zaměstnanců, část týmu přesunout na hybridní režim, potřebovat menší kancelář, potřebovat naopak větší prostor, změnit organizační strukturu nebo přesunout sídlo do jiné části Prahy.
Kancelář, která dnes perfektně vyhovuje 50 zaměstnancům, proto nemusí být ideální za tři nebo čtyři roky.
Právě z tohoto důvodu je při pronájmu kanceláří důležité přemýšlet nejen o současných potřebách, ale také o očekávaném vývoji firmy.
Jedním ze způsobů, jak do dlouhodobé nájemní smlouvy dostat určitou míru flexibility, je takzvaná break option.
Jde o smluvně sjednanou možnost ukončit nájem před původně sjednaným koncem nájemní smlouvy.
Představme si například nájemní smlouvu uzavřenou na sedm let s možností break option po pátém roce.
Firma tak získá možnost po splnění sjednaných podmínek nájem ukončit dříve, přestože původní doba nájmu je delší.
To může být pro nájemce velmi užitečný nástroj.
Break option není obecné právo nájemce kdykoliv oznámit, že kancelář už nepotřebuje.
Podmínky jejího využití musí být přesně definovány v nájemní smlouvě.
Může být například stanoveno, kdy lze break option využít, s jakým předstihem musí nájemce pronajímatele informovat, zda musí mít nájemce splněny všechny své závazky, zda je její využití spojeno s dalšími podmínkami nebo zda je možné ji využít pouze k jednomu konkrétnímu datu.
Pokud firma příslušné podmínky nesplní, může o možnost předčasného ukončení nájmu přijít.
Proto je důležité neřešit pouze to, zda smlouva break option obsahuje, ale také za jakých podmínek ji lze skutečně využít.
Možnost předčasného ukončení nájmu je výhodná především pro nájemce.
Pro pronajímatele naopak znamená nejistotu, zda bude nájemní vztah skutečně trvat po celou původně plánovanou dobu.
To se může projevit při vyjednávání ostatních podmínek.
Pokud firma požaduje vysoký příspěvek na fit-out, dlouhé nájemní prázdniny, krátký pevný závazek a zároveň velmi flexibilní možnost ukončení nájmu, nemusí být možné získat všechny tyto výhody současně.
Opět proto platí, že je potřeba nabídku posuzovat jako jeden celek, nikoliv jako soubor samostatných položek.
Pokud firma potřebuje kancelář opustit před skončením sjednané doby nájmu a nájemní smlouva jí neumožňuje jednoduché předčasné ukončení, situace může být komplikovanější.
V závislosti na konkrétní nájemní smlouvě mohou připadat v úvahu například dohoda s pronajímatelem, podnájem části nebo celých prostor, nalezení nového nájemce nebo jiné individuálně dohodnuté řešení.
Žádná z těchto možností ale nemusí být automatickým právem nájemce.
Proto není vhodné při podpisu smlouvy spoléhat na to, že pokud se situace firmy změní, „nějak se to potom vyřeší“.
Při výběru kanceláře se často řeší především možnost budoucího růstu.
Stejně důležitý ale může být opačný scénář.
Pokud firma například přejde na výraznější hybridní režim, může po několika letech zjistit, že část kanceláře prakticky nevyužívá.
Proto doporučujeme při plánování nových kanceláří pracovat s několika scénáři: kolik zaměstnanců má firma dnes, jaký vývoj očekává v příštích letech, jak se může změnit způsob práce, zda budova umožňuje budoucí expanzi a jaké možnosti má firma v případě, že bude naopak potřebovat méně prostoru.
Správně nastavená délka nájmu by měla odpovídat nejen současné situaci firmy, ale také její schopnosti předvídat budoucí vývoj.
Při vyjednávání pronájmu kanceláře proto není cílem získat za každou cenu co nejkratší závazek.
Důležitější je najít vhodnou rovnováhu mezi délkou nájmu, flexibilitou, investicí do kanceláře, nájemními pobídkami a očekávaným vývojem firmy.
Pro jednu společnost může být vhodný delší nájem s kvalitním fit-outem a dobrými obchodními podmínkami.
Pro jinou může být důležitější možnost reagovat na rychlý růst nebo změnu způsobu práce.
Délka nájmu kanceláře není pouze údaj o tom, na kolik let firma podepisuje nájemní smlouvu. Ovlivňuje také nájemní pobídky, investice do fit-outu a především budoucí flexibilitu firmy.
Break option může být užitečným způsobem, jak do dlouhodobého nájmu dostat možnost dřívějšího ukončení. Vždy je ale potřeba přesně znát podmínky, za kterých ji lze využít.
Při výběru nových kanceláří proto doporučujeme přemýšlet nejen nad tím, jaké prostory firma potřebuje dnes, ale také jak se její potřeby mohou změnit za tři, pět nebo více let.
