Tento článek je určen firmám, které vybírají nové kanceláře nebo právě vyjednávají podmínky nájemní smlouvy.
Při porovnávání nabídek se většina firem soustředí především na výši nájemného, služby nebo náklady na úpravu prostor. Vedle těchto položek ale může být potřeba počítat také s finančním zajištěním nájmu, nejčastěji formou kauce nebo bankovní záruky.
Nejde přitom o zanedbatelný detail. Způsob a výše zajištění mohou ovlivnit množství finančních prostředků, které bude firma muset v souvislosti s pronájmem kanceláře vyčlenit.
Nájemní smlouvy na kanceláře se běžně uzavírají na několik let. Pronajímatel proto potřebuje určitou jistotu pro případ, že nájemce nebude plnit své závazky vyplývající z nájemní smlouvy.
Zajištění může sloužit například pro případ nezaplaceného nájemného, nezaplacených služeb, poškození pronajatých prostor nebo jiných nesplněných povinností nájemce podle nájemní smlouvy.
Konkrétní rozsah vždy závisí na podmínkách dané smlouvy.
V praxi se při pronájmu kanceláří nejčastěji setkáte se dvěma variantami: peněžní kaucí a bankovní zárukou.
Kauce je z pohledu nájemce jednodušší varianta.
Firma složí pronajímateli sjednanou částku, která slouží jako zajištění jejích povinností po dobu trvání nájmu.
Výše kauce bývá v nájemní smlouvě často stanovena jako určitý násobek měsíčních plateb. Není však vhodné automaticky předpokládat, že všichni pronajímatelé požadují stejnou výši.
Podmínky se mohou lišit podle konkrétní budovy a pronajímatele, délky nájemní smlouvy, velikosti pronajímaných kanceláří, finanční stability nájemce nebo celkově sjednaných obchodních podmínek.
Z pohledu firmy má kauce jednu zásadní nevýhodu – část vlastních finančních prostředků zůstává po dobu nájmu vázaná.
Při plánování stěhování do nových kanceláří se často počítá s nájemným, stěhováním, novým vybavením nebo případným doplatkem za fit-out.
Kauce ale může představovat další významnou položku.
Představme si například kancelář, u které celkové pravidelné měsíční platby související s nájmem dosahují 200 000 Kč.
Pokud by sjednané zajištění odpovídalo třem měsíčním platbám, firma by musela vyčlenit 600 000 Kč.
Tyto peníze sice nejsou běžným nákladem ve stejném smyslu jako zaplacené nájemné, firma s nimi ale po dobu trvání zajištění nemůže volně disponovat.
Proto je vhodné kauci zahrnout do plánování počáteční finanční náročnosti nového pronájmu kanceláře.
Alternativou ke složení peněžní kauce může být bankovní záruka.
Zjednodušeně řečeno firma místo převedení celé částky pronajímateli zajistí záruku banky za splnění sjednaných povinností.
Pro firmu může být tento způsob zajímavý především proto, že nemusí stejným způsobem vázat hotovost přímo u pronajímatele.
Bankovní záruka ale není zdarma.
Banka za její vystavení zpravidla účtuje poplatek a podmínky jejího poskytnutí závisí na konkrétní bance a finanční situaci společnosti. V některých případech může banka požadovat také vlastní formu zajištění.
Proto nelze automaticky říct, že bankovní záruka je vždy výhodnější než kauce.
Z pohledu nájemce mají obě varianty své výhody i nevýhody.
Kauce je administrativně jednodušší, nevyžaduje vyřízení bankovní záruky, ale váže vlastní finanční prostředky firmy.
Bankovní záruka může omezit potřebu skládat hotovost přímo pronajímateli a pomáhá firmě zachovat větší část disponibilních prostředků, ale přináší bankovní poplatky a další podmínky.
Rozhodnutí proto není pouze otázkou výše zajištění. Důležité je také to, jaký dopad bude mít konkrétní varianta na cash flow firmy.
V některých případech ano.
Kauce nebo bankovní záruka je součástí celkových obchodních podmínek nájmu a její nastavení může být jedním z bodů vyjednávání.
Velkou roli může hrát například finanční stabilita společnosti, její historie nebo délka nájemního vztahu.
Silná a finančně stabilní společnost může být z pohledu pronajímatele méně rizikovým nájemcem než nově založená firma bez delší historie.
To ale neznamená, že je možné požadované zajištění vždy snížit.
Stejně jako u ostatních podmínek pronájmu kanceláří záleží na konkrétním pronajímateli, budově a celkovém nastavení transakce.
Při vyjednávání není důležitá pouze výše kauce nebo bankovní záruky.
Stejně důležité je vědět za jakých okolností může pronajímatel zajištění použít, na jaké povinnosti nájemce se vztahuje, zda musí být případně čerpaná částka doplněna, jak dlouho musí zajištění trvat a za jakých podmínek bude po skončení nájmu uvolněno nebo vráceno.
Právě tyto podmínky mohou mít v praxi větší význam než rozdíl v samotné výši zajištění.
Pokud firma porovnává několik kanceláří, neměla by se dívat pouze na cenu za m².
Jedna nabídka může mít nižší nájemné, ale současně požadovat vyšší kauci. Jiná může umožňovat bankovní záruku nebo mít odlišně nastavené podmínky zajištění.
Proto doporučujeme při porovnávání kanceláří sledovat vedle nájemného a služeb také požadovanou výši zajištění, jeho formu, možnost využití bankovní záruky, podmínky čerpání a dopad na cash flow firmy.
Teprve souhrn těchto položek poskytne přesnější představu o finanční náročnosti jednotlivých nabídek.
Kauce a bankovní záruka patří mezi důležité podmínky pronájmu kanceláří, přestože při prvním porovnávání nabídek často stojí stranou pozornosti.
Kauce je zpravidla jednodušší, ale váže vlastní finanční prostředky firmy. Bankovní záruka může pomoci hotovost zachovat, její vystavení je však spojeno s bankovními podmínkami a náklady.
Při výběru kanceláře proto doporučujeme neposuzovat pouze výši nájemného, ale také výši a formu požadovaného zajištění a jeho dopad na celkové financování nájmu.
