Jistota (Security Deposit) slouží pronajímateli jako zajištění závazků nájemce vyplývajících z nájemní smlouvy. Může pokrývat například nezaplacené nájemné, servisní poplatky nebo další závazky podle konkrétního znění nájemní smlouvy.
Při pronájmu kancelářských prostor se můžeme setkat s několika způsoby, jak požadované zajištění poskytnout. Nejčastěji jde o složení peněžní jistoty, bankovní záruku nebo pojištění nájemní jistoty.
Podle našich zkušeností se u pronájmu kancelářských prostor často setkáváme s požadavkem na jistotu odpovídající:
3× měsíční základní nájemné + 3× měsíční servisní poplatky, vše včetně DPH
Pokud například firma platí:
základní nájemné: 10 000 EUR měsíčně + DPH
servisní poplatky: 75 000 Kč měsíčně + DPH
požadovaná jistota při tomto nastavení odpovídá:
30 000 EUR + DPH
+ 225 000 Kč + DPH
Konkrétní výše jistoty je ale součástí obchodních podmínek a může být sjednána jinak.
U menších kancelářských prostor o velikosti například jen několika desítek m² může být požadovaná jistota nižší. Nižší zajištění lze také individuálně dohodnout s pronajímatelem.
Naopak v některých případech může pronajímatel požadovat vyšší jistotu, například až ve výši:
6× měsíční základní nájemné + 6× měsíční servisní poplatky, vše včetně DPH
S vyšším požadavkem se můžeme setkat například u nově založené společnosti, firmy s horší finanční historií nebo v jiných situacích, kdy pronajímatel požaduje vyšší úroveň zajištění.
Výše jistoty tedy nemusí být u každého nájemce stejná a může být jedním z bodů obchodního vyjednávání.
První možností je složení sjednané částky na účet pronajímatele.
Nájemce poskytne pronajímateli sjednanou částku včetně DPH podle podmínek nájemní smlouvy. Peníze následně zůstávají po stanovenou dobu vázané jako zajištění závazků nájemce.
Výhodou je relativně jednoduchý princip. Nevýhodou z pohledu nájemce je především dopad na cash flow, protože firma musí vlastní finanční prostředky vyčlenit a nemůže je po dobu trvání jistoty využívat pro jiné účely.
U větších kancelářských prostor přitom může jít o značnou částku.
Druhou možností je bankovní záruka. Nájemce v takovém případě neskládá požadovanou částku stejným způsobem přímo pronajímateli. Zajištění poskytuje za sjednaných podmínek banka.
Pro nájemce může být tato varianta zajímavá zejména z pohledu práce s vlastními finančními prostředky.
Bankovní záruka ale není bez nákladů. Banka posuzuje konkrétní společnost, stanovuje podmínky pro vystavení záruky a může požadovat vlastní zajištění. Nájemce také zpravidla hradí poplatky spojené s vystavením a trváním bankovní záruky.
Důležité je také správně nastavit výši záruky, její platnost, podmínky čerpání a případné prodlužování.
Třetí možností může být pojištění nájemní jistoty, pokud tuto formu zajištění konkrétní pronajímatel akceptuje.
Principem je nahrazení klasické peněžní jistoty pojistným řešením. Nájemce tak nemusí skládat celou požadovanou částku na účet pronajímatele, ale hradí cenu za sjednané pojistné krytí.
Také zde je potřeba posoudit konkrétní podmínky produktu, jeho cenu, rozsah krytí a především to, zda je daná forma zajištění pro pronajímatele přijatelná.
Pro některé společnosti může být tato možnost zajímavá zejména proto, že omezuje množství vlastních finančních prostředků vázaných v peněžní jistotě.
Neexistuje jedna varianta vhodná pro všechny firmy.
Peněžní jistota je jednoduchá, ale váže vlastní finanční prostředky. Bankovní záruka může mít menší přímý dopad na hotovost společnosti, ale je spojena s podmínkami a náklady banky. Pojištění nájemní jistoty může představovat další alternativu, pokud jej pronajímatel akceptuje a jeho podmínky dávají nájemci ekonomický smysl.
Při rozhodování je proto vhodné porovnat nejen požadovanou výši zajištění, ale také náklady jednotlivých variant a jejich dopad na cash flow společnosti.
Výše ani forma jistoty nemusí být pouze administrativní údaj, který se začne řešit až při přípravě nájemní smlouvy.
Je vhodné ji otevřít už při vyjednávání Heads of Terms.
Pokud pronajímatel například požaduje šestinásobek měsíčního nájemného a servisních poplatků včetně DPH, může mít tento požadavek pro firmu významný finanční dopad. Stejně tak je vhodné včas zjistit, zda pronajímatel vedle peněžní jistoty akceptuje bankovní záruku nebo pojištění nájemní jistoty.
Požadovanou výši a formu jistoty zahrneme do porovnání obchodních podmínek jednotlivých nabídek.
Při jednání s pronajímatelem můžeme vyjednávat o výši jistoty i akceptovatelné formě jejího poskytnutí a řešit tyto podmínky již v rámci Heads of Terms.
Díky tomu budete před přípravou nájemní smlouvy vědět nejen kolik budete platit na nájemném, ale také jaké finanční prostředky budete muset na začátku nájmu vyčlenit nebo jakým jiným způsobem bude potřeba závazky z nájemní smlouvy zajistit.
