Handover Protocol neboli předávací protokol je dokument, kterým pronajímatel a nájemce při předání kancelářských prostor zaznamenají jejich skutečný stav a další důležité skutečnosti související s převzetím prostor.
Předávací protokol se zpravidla podepisuje při fyzickém předání kanceláře nájemci. Přestože může na první pohled působit jako administrativní formalita, pro nájemce jde o důležitý dokument. Zachycuje totiž stav, ve kterém kancelář skutečně převzal.
Konkrétní obsah závisí na budově, prostoru a nájemní smlouvě. Předávací protokol může obsahovat například:
Součástí předání může být také fotodokumentace skutečného stavu kanceláře.
Pokud nájemce při převzetí zjistí například poškozenou podlahu, nefunkční prvek vybavení nebo nedokončenou práci, je vhodné tuto skutečnost při předání zaznamenat.
Nestačí pouze uvést, že prostor obsahuje vady. Pokud je to možné, je vhodné je konkrétně popsat, případně zdokumentovat fotografiemi a stanovit další postup.
U nedodělků, které má pronajímatel nebo jeho dodavatel odstranit, je důležité také vědět, kdo je odstraní a v jakém termínu.
Předávací protokol má ještě větší význam v případě, kdy pronajímatel předává nájemci nově vybudovanou nebo upravenou kancelář.
Před samotným převzetím je vhodné ověřit, zda prostor odpovídá tomu, co bylo mezi stranami sjednáno.
Pokud například měla být podle dohodnutého Space Planu vybudována určitá dispozice kanceláře, zasedací místnosti, kuchyňka nebo další prvky, je při předání vhodné zkontrolovat jejich skutečné provedení.
Případné nedodělky pak mohou být zaznamenány právě v předávacím protokolu.
Stav kanceláře při jejím převzetí může být důležitý také o několik let později, když nájemní vztah končí.
Nájemní smlouva může stanovovat, v jakém stavu má nájemce kancelář pronajímateli vrátit. Pokud existuje dobře zpracovaný předávací protokol a fotodokumentace z počátku nájmu, je mnohem jednodušší doložit, v jakém stavu byly prostory původně převzaty.
To může být důležité také v souvislosti s povinností Reinstatement – uvedením prostor do původního nebo sjednaného stavu.
Při předání bychom doporučili neřešit pouze samotné převzetí klíčů.
Je vhodné projít kancelář fyzicky a ověřit především:
Předávací protokol by měl odpovídat skutečnému stavu kanceláře v okamžiku předání.
Naše práce nemusí skončit podpisem nájemní smlouvy.
Můžeme být s vámi také při předání kancelářských prostor, pomoci zkontrolovat jejich stav vůči tomu, co bylo v průběhu jednání dohodnuto, a upozornit na praktické věci, které je vhodné při předání zaznamenat.
U prostor, kde před nastěhováním probíhal fit-out nebo jiné úpravy, můžeme zároveň pomoci s kontrolou toho, zda byl prostor připraven v rozsahu odpovídajícím dohodnutým obchodním podmínkám.
