Workplace Strategy neboli strategie pracovního prostředí je plánování toho, jak má kancelář podporovat způsob práce konkrétní společnosti.
Neřeší pouze otázku, kolik metrů čtverečních firma potřebuje, ale také kolik lidí bude kancelář skutečně využívat, jak jednotlivé týmy pracují, jak často zaměstnanci pracují z domova, kolik potřebují pracovních míst, zasedacích místností a dalších typů prostor.
Výsledkem by mělo být zadání, podle kterého lze hledat kancelář odpovídající skutečným potřebám společnosti, nikoliv pouze počtu zaměstnanců.
Jednou z prvních otázek při stěhování bývá:
„Kolik metrů čtverečních potřebujeme?“
Na tuto otázku ale není možné dobře odpovědět pouze podle počtu zaměstnanců.
Společnost se 100 zaměstnanci může potřebovat velmi rozdílnou výměru podle toho:
Právě tyto informace pomáhají vytvořit kvalitní zadání pro hledání nové kanceláře.
Dvě společnosti mohou mít například shodně:
80 zaměstnanců a požadavek na 60 pracovních míst.
Jejich skutečné potřeby přesto mohou být úplně jiné.
Právní nebo poradenská společnost může potřebovat větší množství samostatných kanceláří a místností pro důvěrná jednání.
Technologická společnost může preferovat větší Open Space, týmové zóny a množství prostor pro spolupráci.
Společnost s velkým množstvím online meetingů může potřebovat více Phone Booths a menších zasedacích místností.
Samotný počet zaměstnanců proto neříká, jak má kancelář skutečně vypadat.
Při přípravě Workplace Strategy může být vhodné odpovědět například na následující otázky:
Kolik máme zaměstnanců dnes?
Kolik jich očekáváme za tři nebo pět let?
Kolik lidí je současně v kanceláři ve vytížených dnech?
Kolik potřebujeme pracovních míst?
Má mít každý vlastní stůl?
Kolik potřebujeme samostatných kanceláří?
Kolik a jak velkých zasedacích místností potřebujeme?
Kolik potřebujeme Phone Booths a Focus Rooms?
Jak funguje práce z domova?
Které týmy potřebují sedět vedle sebe?
Přijímáme pravidelně klienty a návštěvy?
Jaké máme požadavky na kuchyňku, recepci a další zázemí?
Čím lépe jsou tyto požadavky definovány před zahájením hledání, tím přesněji lze následně vybírat vhodné prostory.
Teprve po definování způsobu práce společnosti dává smysl určit orientační potřebnou výměru kanceláře.
Nestačí tedy jednoduše použít určitý počet metrů čtverečních na zaměstnance.
Dvě firmy se stejným počtem lidí mohou potřebovat rozdílnou plochu právě kvůli odlišnému způsobu práce a rozdílným požadavkům na zázemí.
Následně je vhodné u konkrétních prostor ověřit jejich skutečnou kapacitu pomocí Space Planu nebo Test Fitu.
Nájemní smlouva na kancelář se často uzavírá na několik let.
Kancelář proto není vhodné plánovat pouze podle situace v okamžiku podpisu smlouvy.
Je vhodné zohlednit například:
Prostor, který perfektně odpovídá dnešnímu stavu, může být za několik let příliš malý nebo naopak zbytečně velký.
Jakmile máme dobře definované zadání, můžeme jednotlivé nabídky posuzovat podle toho, zda jej skutečně splňují.
Kancelář o 600 m² nemusí být automaticky vhodnější než kancelář o 550 m².
Menší prostor může mít vhodnější tvar, lepší rozmístění oken nebo efektivnější dispozici a ve výsledku nabídnout stejný počet pracovních míst a potřebného zázemí.
Proto je důležité neporovnávat pouze výměru a cenu za m², ale také skutečnou použitelnost prostoru.
Space Plan nebo Test Fit umožní převést požadavky společnosti do konkrétního půdorysu.
Můžeme například ověřit, zda se do prostoru vejde:
Teprve v této chvíli získáváme mnohem přesnější představu o tom, zda je konkrétní kancelář pro společnost skutečně vhodná.
Ještě před samotným hledáním kanceláře můžeme společně definovat základní požadavky na velikost, kapacitu, dispozici a způsob využívání nové kanceláře.
Při výběru pak nemusíme posuzovat desítky nabídek pouze podle výměry a ceny. Můžeme se zaměřit na prostory, které mají reálnou šanci odpovídat vašemu způsobu práce.
U vybraných variant lze následně pomocí Space Planu nebo Test Fitu ověřit jejich skutečnou kapacitu a porovnat je také podle nákladů.
Cílem není najít pouze kancelář s požadovaným počtem metrů čtverečních, ale prostor, který bude fungovat pro vaši společnost dnes i s ohledem na její další vývoj.
