Commencement Date neboli datum zahájení nájmu je datum, od kterého začíná nájemní vztah podle podmínek sjednaných v nájemní smlouvě.
Na první pohled jde o jednoduchý údaj. V praxi je ale důležité rozlišovat mezi několika okamžiky, které nemusí nastat ve stejný den – například předáním kanceláře, zahájením nájmu, obdobím pro realizaci fit-outu nebo okamžikem, od kterého nájemce skutečně začne platit základní nájemné.
Jednou z důležitých věcí je rozlišit Commencement Date od okamžiku, kdy začne nájemce platit základní nájemné.
Pokud má nájemce sjednané období Rent-free, může nájemní vztah již běžet, přestože po určitou dobu základní nájemné neplatí.
Představme si například:
Commencement Date: 1. ledna
Rent-free: 3 měsíce
Nájem tedy může začít 1. ledna, ale podle konkrétního nastavení pobídky začne nájemce základní nájemné hradit až po skončení sjednaného Rent-free období.
Je proto důležité neposuzovat pouze jedno datum, ale celý časový harmonogram nájmu a platebních povinností.
Další důležitý rozdíl může vzniknout mezi předáním kanceláře a samotným zahájením nájmu.
Nájemce může potřebovat přístup do prostoru dříve, například kvůli realizaci vlastních úprav, instalaci IT, nábytku nebo přípravě stěhování.
V takovém případě může být prostor za sjednaných podmínek zpřístupněn ještě před Commencement Date.
U nových nebo rekonstruovaných kanceláří je proto vhodné mít přesně stanovený harmonogram:
Datum zahájení nájmu je důležité také proto, že od něj může být odvozena sjednaná Lease Term neboli délka nájmu.
Pokud je například nájem sjednán na:
5 let od Commencement Date
pak přesné určení tohoto data ovlivňuje také okamžik, kdy sjednaná doba nájmu skončí.
Na Lease Term mohou být následně navázány i další důležité termíny, například Break Option nebo Renewal Option.
Zvláštní pozornost si zaslouží situace, kdy kancelář před zahájením nájmu prochází fit-outem nebo jinými stavebními úpravami.
Pokud prostor není připraven v předpokládaném termínu, může to ovlivnit stěhování firmy a návaznost na její stávající nájem.
Proto je důležité mít v dokumentaci jasně nastaveno, jak se postupuje při případném zpoždění předání nebo dokončení prostor.
Konkrétní právní důsledky takového zpoždění jsou otázkou nájemní smlouvy a je vhodné je řešit s právním poradcem.
Při stěhování kanceláře na sebe navazuje řada kroků.
Firma může například současně řešit:
Nesprávně nastavené termíny mohou vést buď k období, kdy firma platí dvě kanceláře současně, nebo naopak k situaci, kdy nové prostory ještě nejsou připravené a původní už musí opustit.
Při vyjednávání nabídky můžeme pomoci sestavit časovou návaznost jednotlivých kroků a řešit Commencement Date v kontextu stávajícího nájmu, přípravy nových kanceláří a plánovaného stěhování.
Cílem je, aby datum zahájení nájmu nebylo pouze údajem v nájemní smlouvě, ale dávalo smysl vzhledem k celému procesu stěhování společnosti.
