Desk Sharing neboli sdílení pracovních míst je způsob organizace kanceláře, při kterém jedno pracovní místo využívá více zaměstnanců v různých dnech nebo časech.
Firma proto nemusí mít vlastní pracovní stůl pro každého zaměstnance. Pokud má například 100 zaměstnanců, ale díky hybridnímu způsobu práce není nikdy potřeba, aby všichni pracovali současně z kanceláře, může mít například 80 pracovních míst.
Desk Sharing může pomoci efektivněji využívat kancelářskou plochu. Nejde ale pouze o snížení počtu pracovních stolů. Důležité je správně nastavit jejich počet, způsob používání a také ostatní zázemí kanceláře.
Tyto dva pojmy se často používají společně, ale jejich význam není úplně stejný.
Desk Sharing označuje obecný princip, kdy jedno pracovní místo sdílí více zaměstnanců a firma proto může mít méně pracovních míst než zaměstnanců.
Hot Desking je konkrétní způsob využívání těchto pracovních míst, při kterém zaměstnanec nemá svůj pevně přidělený stůl a využívá některé z dostupných nebo předem rezervovaných míst.
Desk Sharing přitom nemusí znamenat úplně volný výběr stolů. Firma může například určit konkrétní pracovní zónu pro jednotlivý tým a zaměstnanci následně sdílejí místa pouze v rámci této zóny.
Počet sdílených pracovních míst by neměl vzniknout pouze odhadem nebo jednoduchým procentem z celkového počtu zaměstnanců.
Je vhodné zohlednit zejména:
Pokud společnost nastaví počet pracovních míst příliš nízko, může se stát, že v nejvytíženějších dnech nebude mít část zaměstnanců kde pracovat.
Naopak příliš vysoký počet stolů může znamenat, že významná část kancelářské plochy zůstává dlouhodobě nevyužitá.
Pracovní místo, které během týdne používá několik různých zaměstnanců, by mělo být navrženo tak, aby jej bylo možné jednoduše přizpůsobit konkrétnímu uživateli.
Vhodné může být například:
Zaměstnanec by měl být schopen po příchodu pracovní místo rychle nastavit a začít pracovat.
Pokud zaměstnanec nemá vlastní stálý pracovní stůl, je potřeba vyřešit také ukládání jeho osobních a pracovních věcí.
Častým řešením jsou osobní uzamykatelné skříňky neboli lockery, případně další centrální úložné prostory.
Také ty ale zabírají určitou část kanceláře a je potřeba s nimi počítat už při přípravě Space Planu.
Jednou z možností je využít Desk Sharing ke snížení potřebné kancelářské plochy. Není to ale jediná varianta.
Firma může zachovat podobnou celkovou výměru kanceláře, ale část plochy původně určené pro pracovní stoly využít jiným způsobem.
Může například vytvořit více:
Výsledkem tak nemusí být pouze menší kancelář, ale efektivnější využití stejné plochy a větší výběr různých pracovních prostředí.
Sdílení pracovních míst nemusí vyhovovat každé společnosti ani každému zaměstnanci.
Méně vhodné může být například tam, kde pracovníci potřebují:
Desk Sharing proto nemusí být zaveden plošně. V jedné kanceláři mohou vedle sebe fungovat sdílená i pevně přidělená pracovní místa podle potřeb jednotlivých týmů.
Při hledání nové kanceláře můžeme Desk Sharing zohlednit už při stanovení požadované velikosti a dispozice prostoru.
Na základě počtu zaměstnanců, skutečné obsazenosti, způsobu hybridní práce, požadovaného počtu pracovních míst a plánovaného růstu lze přesněji určit, jakou kapacitu by nová kancelář měla nabídnout.
Pomocí Space Planu nebo Test Fitu pak můžeme u konkrétních prostor ověřit, zda lze požadovaný počet pracovních míst vhodně zkombinovat s Phone Booths, Focus Rooms, zasedacími místnostmi, úložnými prostory a dalším potřebným zázemím.
