Heads of Terms, zkráceně HoTs, je dokument, ve kterém si pronajímatel a nájemce před přípravou finální nájemní smlouvy shrnou a odsouhlasí hlavní obchodní podmínky pronájmu kancelářských prostor.
V praxi jde o velmi důležitou fázi celého procesu. Právě v Heads of Terms se obvykle vyjednávají zásadní ekonomické a obchodní parametry budoucího nájmu – od výše nájemného a délky nájmu přes nájemní pobídky až po jistotu, parkování nebo podmínky fit-outu.
Dobře vyjednané HoTs proto mohou výrazně ovlivnit celkové náklady i flexibilitu nájemce po celou dobu nájmu.
Heads of Terms přicházejí zpravidla ve chvíli, kdy si nájemce vybral jednu nebo několik preferovaných kancelářských nabídek a začíná s pronajímatelem jednat o konkrétních podmínkách.
Proces může zjednodušeně vypadat například takto:
výběr kanceláře → nabídka pronajímatele → vyjednávání → Heads of Terms → nájemní smlouva → předání prostor
HoTs tak tvoří důležitý mezikrok mezi prvotní nabídkou a přípravou samotné Lease Agreement neboli nájemní smlouvy.
Rozsah dokumentu se může u jednotlivých pronajímatelů lišit. Typicky se ale řeší například:
Ne každý pronájem samozřejmě obsahuje všechny uvedené body. Rozsah HoTs se odvíjí od konkrétní budovy, prostoru a dohody mezi stranami.
Jednou z častých chyb při porovnávání kancelářských nabídek je soustředit se především na základní nájemné.
Rozdíl několika desetin nebo jednotek EUR za m² může být viditelný na první pohled, ale na výslednou ekonomiku pronájmu mají vliv i další podmínky.
Důležité mohou být například:
Kolik měsíců Rent-free nájemce získá?
Jak vysoký Fit-out Contribution pronajímatel poskytne?
Jak dlouhý závazek nájemce podepisuje?
Je součástí smlouvy Break Option?
Jak vysoká bude jistota?
Jaké náklady jsou zahrnuté v servisních poplatcích a které se hradí samostatně?
Proto při vyjednávání HoTs doporučujeme posuzovat nabídku jako jeden celek, nikoliv pouze podle základního nájemného.
Představme si, že nájemce dostane nabídku kanceláře o velikosti 500 m².
První návrh pronajímatele může obsahovat například:
Base Rent: 18 EUR/m²/měsíc
Lease Term: 5 let
Rent-free: 2 měsíce
Fit-out Contribution: 100 EUR/m²
V průběhu vyjednávání se ale mohou některé podmínky změnit například na:
Base Rent: 18 EUR/m²/měsíc
Lease Term: 5 let
Rent-free: 5 měsíců
Fit-out Contribution: 150 EUR/m²
Základní nájemné zůstalo stejné, ale ekonomický výsledek nabídky je pro nájemce odlišný.
Právě proto je vhodné sledovat nejen nominální nájemné, ale také pobídky a výsledný Effective Rent neboli efektivní nájemné.
Při vyjednávání je potřeba myslet také na flexibilitu.
Například Break Option může mít pro společnost velkou hodnotu, přestože ji nelze jednoduše vyjádřit jako slevu v EUR/m².
Podobně možnost Sublease nebo Assignment může být důležitá v situaci, kdy se potřeby společnosti během několikaletého nájmu změní.
Firma proto může někdy dát přednost nabídce, která není na první pohled nejlevnější, ale poskytuje jí vhodnější kombinaci ceny, flexibility a dalších podmínek.
Po odsouhlasení Heads of Terms obvykle následuje příprava a vyjednávání nájemní smlouvy.
Právě proto je důležité věnovat HoTs dostatečnou pozornost.
Pokud se zásadní obchodní podmínky vyřeší už v této fázi, vstupují obě strany do přípravy smlouvy s jasnější představou o tom, na čem se obchodně dohodly.
Při následné přípravě Lease Agreement je pak vhodné kontrolovat, zda se dohodnuté obchodní podmínky správně promítly do smluvní dokumentace.
To, zda jsou Heads of Terms nebo jejich jednotlivá ustanovení právně závazná, nelze určit pouze podle názvu dokumentu.
Záleží na konkrétním znění HoTs, na tom, co v nich strany sjednaly, a na okolnostech konkrétního případu.
Proto není vhodné automaticky předpokládat, že Heads of Terms jsou vždy nezávazné.
Pokud má nájemce pochybnosti o právních účincích dokumentu, je vhodné nechat jeho konkrétní znění posoudit právním poradcem.
Jednotlivé obchodní podmínky spolu často souvisejí.
Pronajímatel může být například ochoten poskytnout vyšší Fit-out Contribution nebo delší Rent-free výměnou za delší dobu nájmu. Naopak požadavek nájemce na Break Option může ovlivnit rozsah pobídek, které je pronajímatel ochoten nabídnout.
Proto je při vyjednávání výhodnější pracovat s celým balíčkem obchodních podmínek, než řešit každý parametr izolovaně.
Cílem není pouze snížit jednu položku, ale nastavit celkovou nabídku tak, aby odpovídala potřebám konkrétní společnosti.
Vyjednávání Heads of Terms je jednou z částí procesu, kde může JustOffice nájemci výrazně pomoci.
Nejdříve společně vyhodnotíme jednotlivé nabídky a jejich skutečné ekonomické a praktické rozdíly. Následně můžeme s pronajímatelem vyjednávat například o nájemném, servisních poplatcích, Rent-free, Fit-out Contribution, délce nájmu, Break Option, jistotě, parkování a dalších obchodních podmínkách.
Zároveň hlídáme, aby jednotlivé podmínky dávaly smysl jako celek a odpovídaly potřebám společnosti nejen při podpisu smlouvy, ale pokud možno i v dalších letech nájmu.
Po odsouhlasení HoTs pak mohou do procesu vstoupit právní poradci a připravit nebo připomínkovat konkrétní právní znění nájemní smlouvy. JustOffice se nadále soustředí na obchodní část a na to, aby dohodnuté obchodní podmínky byly správně přeneseny do další fáze procesu.
