Hot Desking je způsob využívání kanceláře, při kterém zaměstnanci nemají trvale přidělené vlastní pracovní místo a využívají některý z dostupných pracovních stolů podle aktuální potřeby.
Konkrétní pracovní místo se tedy může mezi jednotlivými pracovními dny měnit.
Hot Desking se často využívá v kombinaci s hybridní prací a sdílením pracovních míst, kdy je celkový počet zaměstnanců vyšší než počet pracovních stolů v kanceláři.
Oba pojmy spolu úzce souvisejí, ale nejsou úplně totožné.
Desk Sharing je obecný princip, kdy jedno pracovní místo využívá více zaměstnanců v různých časech.
Hot Desking je konkrétní způsob organizace, při kterém zaměstnanec nemá pevně přidělený vlastní stůl a při příchodu využije dostupné nebo předem rezervované pracovní místo.
Zjednodušeně:
Desk Sharing = pracovní místa sdílíme.
Hot Desking = nemám vlastní stálý stůl a vybírám si z dostupných pracovních míst.
Ve větších kancelářích může být Hot Desking propojen s rezervačním systémem.
Zaměstnanec si například před příchodem do kanceláře rezervuje konkrétní pracovní místo, určitou zónu nebo místo poblíž svého týmu.
Rezervační systém může být užitečný zejména tehdy, pokud je počet pracovních míst výrazně nižší než počet zaměstnanců.
Zaměstnanec tak před cestou do kanceláře ví, že bude mít kde pracovat.
Úplně volné rozmístění zaměstnanců nemusí být vhodné pro každou společnost.
Pokud spolu členové jednoho týmu během dne často komunikují, může být praktické vytvořit pro ně určitou část kanceláře.
Zaměstnanec tedy nemusí mít svůj konkrétní stůl, ale vybírá si pracovní místo například v zóně svého oddělení.
To může kombinovat flexibilitu Hot Deskingu s možností zachovat přirozené fungování jednotlivých týmů.
Protože jedno místo používá více lidí, mělo by být možné jej rychle přizpůsobit.
Důležité může být například:
Zaměstnanec by neměl každé ráno složitě nastavovat techniku nebo hledat kabely potřebné k práci.
S Hot Deskingem často souvisí také princip Clean Desk Policy.
Protože pracovní místo po zaměstnanci používá někdo další, měl by jej po skončení práce zanechat volné a připravené pro dalšího uživatele.
Osobní věci proto mohou být ukládány například do uzamykatelných skříněk.
Pro firmu to znamená, že při plánování kanceláře musí vedle pracovních stolů myslet také na dostatek úložných prostor.
Hot Desking může být vhodný pro zaměstnance, kteří tráví část týdne mimo kancelář nebo často pracují na různých místech.
Méně vhodný může být například tam, kde zaměstnanec potřebuje:
Proto nemusí být nutné zavést Hot Desking pro celou společnost.
V jedné kanceláři mohou vedle sebe fungovat pevně přidělená i flexibilní pracovní místa.
Hot Desking může umožnit snížit počet pracovních stolů vůči celkovému počtu zaměstnanců.
To může ovlivnit potřebnou velikost kanceláře.
Úsporu ale není vhodné počítat pouze jednoduchým odečtením pracovních stolů.
Část prostoru může být potřeba využít pro další zázemí, například Phone Booths, Focus Rooms, úložné prostory nebo místa pro spolupráci.
Důležitá je proto celková skladba kanceláře, nikoliv pouze počet stolů.
Pokud vaše společnost využívá nebo plánuje Hot Desking, můžeme tuto skutečnost zahrnout už do zadání pro hledání nové kanceláře.
U vybraných prostor lze pomocí Space Planu nebo Test Fitu ověřit, zda umožňují vytvořit požadovaný počet flexibilních pracovních míst a současně dostatek Phone Booths, Focus Rooms, zasedacích místností, úložných prostor a dalšího zázemí.
Díky tomu lze potřebnou výměru kanceláře odvodit od skutečného způsobu práce společnosti, nikoliv pouze od celkového počtu zaměstnanců.
