Tento článek je určen firmám, které řeší pronájem kanceláří v Praze a chtějí se rozhodovat s ohledem na budoucnost, nikoliv pouze podle aktuální situace. Pokud plánujete nové kanceláře a přemýšlíte, kde bude vaše firma za několik let, jste na správném místě.
Při hledání kanceláří pro firmu se firmy přirozeně soustředí na aktuální potřeby – velikost týmu, rozpočet a dostupné prostory. Problém nastává ve chvíli, kdy se při rozhodování nepočítá s vývojem firmy.
Kanceláře, které dnes dokonale vyhovují, se mohou během několika let stát zásadním omezením. Firmy často podceňují změny, které přicházejí postupně, ale mají dlouhodobý dopad.
Kancelářský trh má svá specifika, která je nutné při plánování zohlednit. Většina kanceláří se pronajímá:
na dobu určitou,
nejčastěji na tři nebo pět let,
s omezenými možnostmi změn během trvání nájmu.
Krátkodobé smlouvy nejsou běžným standardem a delší závazky než pět let neumožňuje každá budova. Rozhodnutí o kancelářích je proto vždy rozhodnutím na několik let dopředu.
Rozdíl mezi tříletým a pětiletým nájmem není pouze v délce závazku. Liší se také:
výše nájemného,
možnosti vyjednávání podmínek,
příspěvek na dispoziční úpravy,
míra flexibility do budoucna.
Firmy, které si nejsou jisté dalším vývojem, často volí kratší nájem. Stabilnější firmy s jasnou vizí naopak dokážou z delší smlouvy získat výhodnější podmínky.
Tři roky se mohou zdát jako krátká doba, ale z pohledu fungování firmy jde často o období významných změn.
Během tří let se může změnit:
velikost týmu,
způsob práce,
technologické nároky,
očekávání zaměstnanců.
Firmy, které tyto změny neberou v úvahu už při výběru kanceláří, se mohou dostat do situace, kdy prostory přestanou vyhovovat dříve, než skončí nájemní smlouva.
Pětiletý horizont vyžaduje strategické uvažování. V tomto období často dochází k:
výraznému růstu nebo restrukturalizaci firmy,
změnám v organizační struktuře,
posunu firemní kultury,
změnám v nárocích na kancelářské prostředí.
Pokud firma vybírá kanceláře bez dlouhodobé vize, může se pětiletý závazek stát výrazným omezením.
Při výběru kanceláří je důležité přemýšlet nad tím, jakou míru flexibility firma potřebuje. Flexibilita se netýká pouze délky nájmu, ale také:
možnosti změny dispozice,
možnosti rozšíření nebo zmenšení plochy,
kombinace různých typů kanceláří.
Stále častěji se v praxi uplatňuje kombinace klasických kanceláří a zařízených kanceláří, které firmám umožňují reagovat na změny bez nutnosti okamžitého stěhování.
Firmy se nejčastěji dopouštějí chyb, pokud:
vybírají kanceláře pouze podle aktuální situace,
nepočítají s růstem nebo změnou fungování,
podceňují délku nájemního závazku,
spoléhají na to, že případné změny vyřeší později.
Takový přístup často vede k neefektivním kompromisům a zbytečnému stresu.
Při rozhodování o nových kancelářích je vhodné položit si otázky:
kde chceme být za tři roky,
jak se může změnit způsob práce,
jak flexibilní potřebujeme zůstat,
co by nás mohlo v budoucnu omezovat.
Správně zvolené kanceláře umožňují firmě růst a vyvíjet se bez toho, aby ji prostor brzdil.
Kanceláře nejsou rozhodnutím na krátké období. Jde o strategický krok, který ovlivňuje fungování firmy na několik let dopředu. Firmy, které při hledání kanceláří v Praze zohlední vývoj v horizontu tří až pěti let, dělají rozhodnutí, která dávají dlouhodobý smysl.
