Meeting Room neboli zasedací místnost je uzavřený prostor určený pro osobní schůzky, interní porady, jednání s klienty nebo online a hybridní meetingy.
Při plánování kanceláře není důležitý pouze počet zasedacích místností. Stejně důležité je jejich velikost, kapacita, umístění a způsob, jakým je bude společnost skutečně využívat.
Firma se 50 zaměstnanci může potřebovat úplně jinou skladbu zasedacích místností než jiná společnost se stejným počtem lidí.
Na tuto otázku neexistuje jedno univerzální pravidlo.
Potřeba závisí například na:
Společnost, která pravidelně přijímá klienty, může potřebovat více reprezentativních zasedacích místností.
Firma, jejíž zaměstnanci absolvují velké množství individuálních online hovorů, může naopak potřebovat více menších místností a Phone Booths.
Častou chybou může být vytvoření několika velkých zasedacích místností bez ohledu na to, kolik lidí je při běžných schůzkách skutečně využívá.
Pokud se většina meetingů odehrává ve dvou až čtyřech lidech, není příliš efektivní, aby dva zaměstnanci pravidelně blokovali zasedací místnost pro 12 osob.
Proto může být vhodnější kombinace různých velikostí, například:
Konkrétní skladba ale vždy závisí na potřebách společnosti.
S rozšířením hybridní práce se změnily také požadavky na vybavení zasedacích místností.
Část účastníků může sedět přímo v kanceláři a část se připojovat online.
Zasedací místnost proto může potřebovat například:
Důležité je, aby účastníci na obou stranách schůzky dobře slyšeli a viděli ostatní.
Zasedací místnost by měla být navržena tak, aby běžná schůzka zbytečně nerušila okolní pracoviště.
Současně může být důležité, aby rozhovor nebyl snadno slyšitelný mimo místnost.
To má význam například při:
Při návrhu zasedací místnosti je proto vhodné řešit nejen akustiku uvnitř, ale také přenos zvuku přes příčky, dveře a další konstrukce.
Také umístění zasedacích místností může výrazně ovlivnit fungování kanceláře.
Pokud firma přijímá velké množství externích návštěv, může být výhodné umístit klientské zasedací místnosti blízko recepce nebo vstupu.
Návštěvníci pak nemusí procházet celou pracovní částí kanceláře.
Interní zasedací místnosti mohou být naopak umístěny blíže pracovním týmům, které je nejčastěji využívají.
Správné rozmístění může zlepšit nejen komfort, ale také pohyb lidí po kanceláři a míru rušení pracovních míst.
Ne každý hovor potřebuje klasickou zasedací místnost.
Pro individuální telefonát nebo krátký online meeting může být vhodnější Phone Booth.
Pro práci vyžadující klid a soustředění může být vhodnější Focus Room.
Meeting Room je určen především pro situace, kdy se schází více osob nebo kdy je potřeba prostor pro delší či formálnější jednání.
Správná kombinace těchto typů místností může zabránit tomu, aby byly velké zasedací místnosti obsazovány jednotlivci jen proto, že v kanceláři nemají jiné místo pro videohovor.
Pokud se firma připravuje na stěhování, může být užitečné podívat se na využití zasedacích místností ve stávající kanceláři.
Můžeme například zjistit:
Jsou velké zasedací místnosti skutečně využívány?
Chybí naopak malé místnosti pro 2–4 osoby?
Obsazují jednotlivci zasedací místnosti kvůli online hovorům?
Je problém najít volnou místnost v určitých dnech nebo hodinách?
Tyto informace mohou být velmi užitečné při návrhu nové kanceláře.
Požadovaný počet a velikost zasedacích místností mohou výrazně ovlivnit celkovou potřebnou kancelářskou plochu.
Dvě společnosti se stejným počtem zaměstnanců proto nemusí hledat stejně velkou kancelář.
Jedna může potřebovat převážně pracovní místa a několik menších meetingových prostorů, zatímco druhá může mít vysoké nároky na klientské a interní zasedací místnosti.
Proto je vhodné jejich potřebu definovat ještě před samotným výběrem kanceláře.
Při přípravě zadání můžeme společně určit nejen počet zaměstnanců a pracovních míst, ale také kolik zasedacích místností potřebujete, jakou mají mít kapacitu a k čemu je budete používat.
U vybraných kanceláří pak můžeme pomocí Space Planu nebo Test Fitu ověřit, zda lze požadovanou kombinaci pracovních míst, zasedacích místností, Phone Booths, Focus Rooms a dalšího zázemí do konkrétního prostoru vhodně umístit.
Díky tomu lze při výběru posoudit nejen celkovou výměru kanceláře, ale především to, zda její dispozice odpovídá skutečnému způsobu práce vaší společnosti.
