Occupancy neboli obsazenost kanceláře vyjadřuje, kolik lidí kancelář skutečně využívá v určitém okamžiku nebo období ve vztahu k její kapacitě.
Tento údaj je důležitý zejména dnes, kdy mnoho společností kombinuje práci z kanceláře s prací z domova. Firma může mít například 100 zaměstnanců, ale to automaticky neznamená, že potřebuje 100 pracovních míst.
Při plánování nové kanceláře je proto důležité zjistit nejen kolik má společnost zaměstnanců, ale také kolik z nich bude v kanceláři reálně přítomno.
Představme si společnost se:
100 zaměstnanci
Pokud většina zaměstnanců chodí do kanceláře každý pracovní den, může firma potřebovat téměř odpovídající počet pracovních míst.
Pokud ale zaměstnanci pracují například část týdne z domova, může být skutečná potřeba jiná.
Firma může například zjistit, že ani během běžného pracovního týdne nebývá současně přítomno více než 70–80 lidí.
To může ovlivnit nejen počet pracovních stolů, ale také celkovou potřebnou výměru nové kanceláře.
Samotný průměr ale nemusí být pro návrh kanceláře dostačující.
Pokud je například průměrná přítomnost zaměstnanců během týdne 60 %, neznamená to automaticky, že firma může mít pouze 60 pracovních míst na 100 zaměstnanců.
Typická situace může vypadat například takto:
Pondělí: 55 lidí
Úterý: 80 lidí
Středa: 90 lidí
Čtvrtek: 85 lidí
Pátek: 40 lidí
Průměrná obsazenost je v tomto příkladu 70 %, ale ve středu potřebuje kancelář pojmout 90 lidí.
Při plánování je proto důležité sledovat nejen průměr, ale také špičkovou obsazenost v nejvytíženějších dnech.
Hybridní způsob práce může umožnit efektivnější využití kanceláře, ale pouze pokud má společnost určitou představu o tom, kdy zaměstnanci do kanceláře chodí.
Pokud si každý může libovolně vybrat dny práce z domova, může se stát, že většina lidí zvolí stejné dny pro práci v kanceláři.
Firma pak může mít v pátek polovinu kanceláře prázdnou, ale v úterý nebo ve středu nedostatek pracovních míst.
Proto je při plánování nové kanceláře vhodné propojit údaje o obsazenosti také s nastavením Hybrid Working, Hot Desking nebo Desk Sharing.
Vyšší obsazenost ovlivňuje také další části kanceláře.
Pokud je v kanceláři současně více lidí, roste potřeba například:
Firma proto nemusí řešit pouze otázku:
„Kolik potřebujeme pracovních stolů?“
Stejně důležitá může být otázka:
„Jaké zázemí potřebujeme ve dnech, kdy je kancelář nejvíce obsazená?“
Pokud společnost již kancelář používá, může být velmi užitečné sledovat, jak je prostor skutečně využíván.
Podle možností firmy lze vycházet například z:
Cílem není získat dokonale přesné číslo, ale pochopit reálný způsob využívání kanceláře.
Pokud firma plánuje stěhování, znalost skutečné obsazenosti může zabránit dvěma opačným problémům.
Prvním je pronájem zbytečně velké kanceláře, za kterou společnost následně několik let platí, přestože velká část pracovních míst zůstává pravidelně nevyužitá.
Druhým je příliš agresivní zmenšení plochy, které způsobí, že v nejvytíženějších dnech nebude dostatek pracovních míst, zasedacích místností nebo dalšího zázemí.
Správně nastavená kapacita proto musí vycházet nejen z počtu zaměstnanců, ale také z toho, jak firma skutečně funguje.
Při úvodní konzultaci nemusíme vycházet pouze z celkového počtu zaměstnanců.
Můžeme společně řešit také reálnou přítomnost lidí v kanceláři, způsob hybridní práce, předpokládaný růst společnosti a požadovaný počet pracovních míst.
Na základě těchto informací lze přesněji určit požadovanou velikost nové kanceláře a následně pomocí Space Planu nebo Test Fitu ověřit, zda vybrané prostory odpovídají skutečným potřebám společnosti.
