Phone Booth neboli telefonní budka je malý uzavřený prostor určený především pro telefonní hovory, videohovory nebo krátké online schůzky jednoho člověka.
V moderních kancelářích, zejména v Open Space, má jednoduchý, ale důležitý účel: umožnit zaměstnanci telefonovat, aniž by rušil své okolí, a zároveň mu poskytnout určitou míru soukromí.
S rostoucím množstvím online meetingů se Phone Booths staly běžnou součástí kancelářského prostředí.
Představme si Open Space pro 40 zaměstnanců.
Pokud několik lidí současně telefonuje nebo absolvuje online meeting, jejich hovory mohou rušit ostatní kolegy. Zaměstnanec má zároveň problém najít místo, kde může v klidu uskutečnit hovor.
Bez vhodného řešení pak často dochází k tomu, že jednotlivci obsazují klasické zasedací místnosti.
Phone Booth umožňuje přesunout krátký individuální hovor mimo hlavní pracovní prostor, aniž by bylo potřeba blokovat zasedací místnost pro několik osob.
Phone Booth není pouze malá místnost s dveřmi.
Při jeho výběru nebo návrhu je vhodné sledovat například:
Zejména ventilace a akustika mohou mít velký vliv na to, zda budou zaměstnanci Phone Booth skutečně rádi používat.
Phone Booth může být vytvořen jako součást fit-outu kanceláře nebo jako samostatný prefabrikovaný box.
Obě varianty mají své využití.
Vestavěné řešení může lépe zapadnout do celkového designu a dispozice kanceláře.
Samostatný akustický box může být naopak flexibilnější a v některých případech jej lze při budoucím stěhování přemístit do nové kanceláře.
Při rozhodování je vhodné zohlednit cenu, kvalitu, požadavky na ventilaci, prostorové možnosti i předpokládanou dobu užívání kanceláře.
Neexistuje univerzální pravidlo, které by určovalo správný počet Phone Booths pouze podle počtu zaměstnanců.
Potřeba závisí především na způsobu práce konkrétní společnosti.
Firma, jejíž zaměstnanci většinu dne telefonují nebo absolvují individuální videohovory, může potřebovat výrazně více Phone Booths než společnost se stejným počtem lidí, kde se většina komunikace odehrává osobně.
Při plánování je proto vhodné zjistit:
Kolik lidí pravidelně telefonuje?
Kolik individuálních online meetingů během dne probíhá?
Ve kterých časech je potřeba nejvyšší?
Obsazují dnes jednotlivci kvůli hovorům zasedací místnosti?
Phone Booth a Focus Room mohou na první pohled vypadat podobně, jejich účel je ale odlišný.
Phone Booth je určen především pro telefonování a kratší online hovory.
Focus Room je zpravidla navržen tak, aby v něm mohl člověk pohodlněji a delší dobu pracovat v klidu a soustředění.
Phone Booth proto nemusí být vhodným místem pro několikahodinovou práci.
Phone Booths by měly být snadno dostupné z pracovních zón, ale jejich umístění by současně nemělo vytvářet nový zdroj rušení.
Pokud například několik budek umístíme přímo vedle pracovních stolů, může časté otevírání dveří a pohyb zaměstnanců kolem nich rušit okolní pracovní místa.
Při přípravě Space Planu je proto vhodné řešit nejen jejich počet, ale také umístění v rámci celé dispozice.
Při hledání nové kanceláře můžeme už při přípravě zadání řešit, jak velkou část pracovního dne tráví zaměstnanci telefonováním a online meetingy.
U konkrétních prostor pak můžeme pomocí Space Planu nebo Test Fitu ověřit, zda lze do dispozice vhodně umístit požadovaný počet Phone Booths, Focus Rooms a zasedacích místností, aniž by zbytečně ubíraly prostor pracovním místům nebo komplikovaly fungování kanceláře.
