Reinstatement označuje povinnost nájemce při skončení nájmu uvést kancelářské prostory do stavu sjednaného v nájemní smlouvě.
V praxi může jít o odstranění některých úprav, které si nájemce během nájmu v kanceláři provedl, demontáž vlastního vybavení nebo další práce potřebné před vrácením prostoru pronajímateli.
Pro nájemce je Reinstatement důležitý především proto, že může znamenat významný náklad na konci nájemního vztahu.
Rozsah povinností vždy závisí na konkrétní nájemní smlouvě a na tom, jaké změny byly v prostoru během nájmu provedeny.
Může jít například o:
Neznamená to ale automaticky, že každý nájemce musí při skončení nájmu kancelář kompletně „vrátit na beton“. Rozhodující je konkrétní smluvní ujednání a stav, ve kterém má být prostor vrácen.
Představme si firmu, která si během několikaletého nájmu upravila kancelář podle svých potřeb.
Vybudovala nové příčky, několik zasedacích místností, vlastní kuchyňku, doplnila technické prvky a provedla další úpravy.
Pokud nájemní smlouva vyžaduje při skončení nájmu jejich odstranění, firma musí kromě samotného stěhování počítat také s náklady na demontáž a stavební práce.
U větších kanceláří může jít o významnou položku, která se projeví až na úplném konci nájmu.
Zajímavá situace může nastat, pokud po nájemci zůstává kvalitní a použitelný fit-out.
Pro pronajímatele může být v některých případech výhodnější převzít hotovou kancelář, kterou může nabídnout dalšímu nájemci, než požadovat odstranění všech úprav.
Proto může být před skončením nájmu prostor pro dohodu, zda je skutečně nutné provést celý Reinstatement v rozsahu původně předpokládaném smlouvou.
Takovou možnost ale není vhodné automaticky předpokládat. Rozhodující je dohoda s pronajímatelem a podmínky nájemní smlouvy.
Přestože se tato povinnost může realizovat až za několik let, její podmínky se nastavují už při sjednávání nájmu.
Je proto vhodné vědět:
Čím přesněji je tato otázka nastavena, tím menší prostor zůstává pro nepříjemné překvapení při ukončení nájmu.
Při řešení Reinstatementu může být velmi důležitý Handover Protocol neboli předávací protokol z počátku nájemního vztahu.
Ten může společně s fotodokumentací zachycovat stav, ve kterém nájemce kancelář převzal.
Po několika letech nájmu tak existuje podklad, který pomáhá určit, co bylo součástí původního prostoru a co bylo změněno až nájemcem.
Na Reinstatement je vhodné myslet už při vyjednávání obchodních podmínek a nájemní smlouvy, nikoliv až několik měsíců před stěhováním.
V rámci obchodního vyjednávání můžeme upozornit na praktický dopad požadovaného rozsahu uvedení prostor do původního stavu a pomoci při jednání s pronajímatelem o jeho nastavení.
Při samotném ukončování nájmu pak může být důležité také včas otevřít otázku, zda pronajímatel skutečně požaduje odstranění všech úprav, nebo zda má zájem část stávajícího fit-outu zachovat.
