Tento článek je určen firmám, které hledají nové kanceláře a chtějí správně porovnat provozní náklady jednotlivých nabídek.
Vedle základního nájemného se u pronájmu kanceláří běžně platí také poplatky za služby neboli service charge. Při porovnávání nabídek se ale můžete setkat s výrazně rozdílnými částkami za m².
To automaticky neznamená, že budova s vyšším service charge je provozně dražší.
Jedním z hlavních důvodů rozdílů je totiž způsob účtování energií na vytápění, chlazení a elektřinu. V jedné budově mohou být některé energie zahrnuté v zálohách na servisní poplatky, zatímco v jiné se stejná spotřeba účtuje samostatně.
Proto doporučujeme neporovnávat pouze částku service charge za m², ale vždy zjistit, co přesně je v ní zahrnuto a které náklady budete platit navíc.
Service charge je označení pro poplatky spojené s provozem kancelářské budovy a poskytováním služeb jejím nájemcům.
Velmi důležitou položkou jsou ale také energie.
Právě způsob jejich zahrnutí do servisních poplatků může být mezi jednotlivými kancelářskými budovami rozdílný a výrazně ovlivnit částku uvedenou v nabídce.
Při porovnávání service charge doporučujeme jako jednu z prvních věcí zjistit, jak je účtováno vytápění a chlazení kanceláře.
V některých kancelářských budovách mohou být náklady na teplo a chlad zahrnuté v zálohách na servisní poplatky.
V jiné budově můžete vidět nižší service charge, ale náklady na vytápění nebo chlazení se budou účtovat samostatně.
Budova A: service charge 180 Kč/m²/měsíc, teplo a chlad jsou zahrnuty v zálohách.
Budova B: service charge 140 Kč/m²/měsíc, teplo a chlad se účtují samostatně.
Pokud bychom porovnali pouze service charge, budova B vypadá o 40 Kč/m²/měsíc levnější. Takové srovnání ale není úplné.
K servisním poplatkům budovy B musíme připočítat ještě samostatně účtované náklady na teplo a chlad.
Nižší service charge tedy nemusí znamenat nižší celkové provozní náklady.
Podobně je potřeba postupovat u elektrické energie.
Ani ta nemusí být ve všech kancelářských budovách účtována stejným způsobem.
V některých případech mohou být určité náklady na elektřinu zahrnuté v zálohách na servisní poplatky. Jinde se spotřeba elektřiny v pronajatých kancelářích měří a účtuje nájemci samostatně.
Je proto důležité zjistit, zda částka uvedená jako service charge zahrnuje například pouze elektřinu spotřebovanou ve společných prostorách budovy, nebo zda se jejím prostřednictvím hradí i další spotřeba.
U každé nabídky doporučujeme položit jednoduchou otázku: Co z energií je zahrnuto v service charge a co budeme platit samostatně?
Bez této informace mohou být dvě částky za služby prakticky neporovnatelné.
Pokud jedna kancelářská budova uvádí service charge například 130 Kč/m²/měsíc a jiná 190 Kč/m²/měsíc, rozdíl nemusí být způsoben pouze tím, že je provoz druhé budovy dražší.
Důvodem může být právě rozdílný rozsah zahrnutých položek.
U budovy s nižším service charge mohou být některé z těchto položek fakturovány samostatně.
Částka service charge sama o sobě proto neříká, kolik bude skutečný provoz kanceláře stát.
Místo samotného service charge doporučujeme vytvořit si u každé kanceláře přehled všech pravidelných plateb.
Budova A: nájemné + service charge + samostatně účtovaná elektřina + případné další energie + parkování + další pravidelné náklady.
Budova B: nájemné + service charge včetně tepla a chladu + samostatně účtované energie, které nejsou zahrnuté + parkování + další pravidelné náklady.
Teprve když u obou budov porovnáváme stejné položky, můžeme získat reálnější představu o jejich finanční náročnosti.
Důležité je také rozlišovat mezi zálohou na service charge a skutečnými náklady.
Částka uvedená v nabídce může představovat pravidelnou měsíční zálohu, která se následně vyúčtuje podle skutečných nákladů a podmínek konkrétní nájemní smlouvy.
To je důležité zejména u energií, jejichž skutečné náklady se mohou v jednotlivých obdobích měnit.
Proto není vhodné považovat aktuálně uvedenou zálohu automaticky za konečnou cenu, kterou bude firma dlouhodobě platit.
Nestačí zjistit pouze to, zda jsou energie zahrnuté nebo nejsou.
U významnějšího pronájmu je dobré vědět také, jakým způsobem se spotřeba počítá a rozúčtovává mezi jednotlivé nájemce.
U elektřiny může být například relevantní, zda má pronajatý prostor vlastní měření.
U vytápění a chlazení může způsob rozúčtování záviset na technickém řešení konkrétní budovy.
Pravidla proto nelze zobecnit pro všechny kanceláře.
Při porovnávání nabídek je podstatné zjistit, za co firma skutečně platí a podle jakého principu se její část nákladů stanovuje.
Představme si firmu, která hledá kancelář o velikosti 1 000 m².
Rozdíl mezi service charge dvou budov je 30 Kč/m²/měsíc.
Na ploše 1 000 m² však představuje 30 000 Kč měsíčně a 360 000 Kč ročně.
Jenže ani tento výpočet ještě nemusí říkat, která budova je levnější.
Pokud vyšší service charge zahrnuje například teplo a chlad, zatímco u levnější varianty se tyto energie platí samostatně, musíme nejprve připočítat i tyto náklady.
Teprve potom lze obě kanceláře smysluplně porovnat.
Při porovnávání nabídek je důležité sledovat také to, z jaké výměry se service charge počítá.
V kancelářských budovách mohou do výpočtu nákladů vstupovat vedle samotné plochy kanceláře také pravidla týkající se podílu na společných prostorách.
Proto doporučujeme nepřepočítávat nabídku pouze podle plochy, kterou vidíte při prohlídce.
Pro finanční porovnání je potřeba vycházet z výměry a způsobu výpočtu uvedeného v konkrétní nabídce.
U každé nabídky doporučujeme zjistit především:
Díky tomu lze výrazně lépe zjistit, zda je kancelář s nižšími servisními poplatky skutečně levnější.
Pokud jsou tyto informace k dispozici, může být užitečné zjistit také skutečné provozní náklady nebo vyúčtování z předchozích období.
To může být zajímavé zejména u energií.
Aktuální záloha totiž ukazuje, kolik firma průběžně platí, ale historická data mohou pomoci vytvořit lepší představu o skutečných provozních nákladech budovy.
Ne vždy budou údaje dostupné ve stejné podobě, ale zejména u většího pronájmu má smysl se na ně zeptat.
Při hledání kanceláří v Praze bývá nejviditelnějším údajem základní nájemné v EUR/m²/měsíc a vedle něj service charge v Kč/m²/měsíc.
Pro firemní rozpočet jsou ale důležité celkové náklady na užívání kanceláře.
Proto doporučujeme společně porovnávat: nájemné + service charge + energie placené samostatně + parkování + další pravidelné náklady.
Teprve takové srovnání ukáže, jak se jednotlivé nabídky skutečně liší.
Výše service charge se mezi kancelářskými budovami může výrazně lišit. Samotné číslo za m² ale nestačí k posouzení, která kancelář je provozně levnější.
Jedním z hlavních rozdílů je způsob účtování energií. V některých budovách mohou být teplo, chlad nebo některé náklady na elektřinu zahrnuté v zálohách na servisní poplatky, zatímco jinde jsou účtovány samostatně.
Proto při porovnávání kanceláří doporučujeme vždy zjistit, co service charge skutečně obsahuje, které energie se platí navíc a jak jsou následně vyúčtovány.
V rámci hledání nových kanceláří vám připravíme detailní porovnání vybraných nabídek, ve kterém vedle nájemného zohledníme také servisní poplatky, energie, parkování a další pravidelné náklady. Získáte tak přehled o tom, kolik vás jednotlivé varianty skutečně budou stát, a můžete se rozhodovat na základě celkových nákladů, ne pouze podle ceny nájemného za m².
