Tento článek je určen firmám, které hledají nové kanceláře a chtějí si předem udělat realistickou představu o tom, kolik je bude nový prostor skutečně stát.
Cena kanceláře totiž není pouze částka uvedená jako nájemné za m².
K nájemnému je potřeba připočítat servisní poplatky, energie, parkování a případně také další pravidelné náklady. Vedle toho mohou při stěhování vzniknout jednorázové výdaje spojené například s fit-outem, vybavením nebo samotným přesunem firmy.
Pokud chcete správně porovnat několik kanceláří, je proto potřeba pracovat s celkovými náklady, ne pouze s cenou nájemného.
U kanceláří v Praze se základní nájemné obvykle uvádí v EUR/m²/měsíc.
Pokud má například kancelář 500 m² a nájemné činí 20 EUR/m²/měsíc, základní měsíční nájemné představuje 10 000 EUR.
Toto číslo je důležité, ale samo o sobě ještě neříká, kolik bude firma za kancelář každý měsíc skutečně platit.
K základnímu nájemnému je potřeba připočítat další položky.
Další významnou část pravidelných nákladů představují servisní poplatky.
Ty pokrývají provoz kancelářské budovy a mohou zahrnovat například recepci, ostrahu, úklid společných prostor, správu budovy, provoz výtahů nebo údržbu technologií.
Velmi důležité je zjistit také to, jak jsou v konkrétní budově účtovány energie.
V jedné budově mohou být například teplo a chlad součástí záloh na servisní poplatky, zatímco v jiné se účtují samostatně. Podobné rozdíly mohou existovat také u elektrické energie.
Proto není možné porovnávat dvě nabídky pouze podle výše service charge.
Při sestavování rozpočtu doporučujeme vždy zjistit, které energie jsou zahrnuté v servisních poplatcích a které bude firma hradit samostatně.
Právě rozdílný způsob účtování energií může způsobit, že kancelář s nižšími servisními poplatky nebude mít ve výsledku nižší provozní náklady.
Proto je potřeba všechny nabídky převést na pokud možno srovnatelný základ.
Pokud firma potřebuje větší počet parkovacích míst, je potřeba do rozpočtu zahrnout také jejich nájem.
Cena parkování se může mezi jednotlivými lokalitami a budovami výrazně lišit.
Představme si například firmu, která potřebuje 15 parkovacích míst. Rozdíl pouhých 50 EUR za jedno místo měsíčně znamená 750 EUR měsíčně a 9 000 EUR ročně.
U dlouhodobého nájmu už může jít o významnou částku.
Proto doporučujeme parkování zahrnout do ekonomického porovnání stejně jako samotné nájemné.
Podle konkrétní kanceláře mohou vznikat také další pravidelné výdaje.
Ne všechny tyto položky musí být součástí nabídky pronajímatele.
Při plánování rozpočtu je proto vhodné oddělit náklady placené pronajímateli od dalších nákladů spojených s každodenním provozem kanceláře.
Vedle pravidelných měsíčních plateb je potřeba počítat také s náklady, které vzniknou při přípravě a převzetí nových kanceláří.
Rozsah těchto nákladů se může mezi jednotlivými variantami výrazně lišit.
Hotová kancelář po předchozím nájemci může například vyžadovat výrazně menší počáteční investici než prostor, který je potřeba kompletně dostavět.
Do finančního plánování je vhodné zahrnout také kauci nebo jinou formu zajištění nájmu.
Kauce není běžným nákladem stejným způsobem jako zaplacené nájemné. Peníze ale mohou být po dobu nájmu vázané a firma s nimi nemůže volně disponovat.
U větší kanceláře může jít o významnou částku.
Proto doporučujeme při hodnocení finanční náročnosti nabídky sledovat nejen náklady, ale také to, kolik prostředků bude potřeba vyčlenit při zahájení nájmu.
Na druhé straně mohou celkové náklady snížit nájemní pobídky.
Kancelář s vyšším základním nájemným proto nemusí být za celé období nájmu dražší než kancelář s nižší cenou za m².
Pokud nabízí výrazně lepší pobídky, může být její výsledná ekonomika odlišná.
Proto je potřeba porovnávat nabídky za stejné časové období a započítat do nich také sjednané pobídky.
Pokud uzavíráte nájemní smlouvu na několik let, je důležité počítat také s tím, že základní nájemné nemusí zůstat po celou dobu stejné.
Nájemní smlouva může obsahovat mechanismus indexace nájemného, tedy jeho pravidelné úpravy podle sjednaných pravidel.
To znamená, že částka placená v prvním roce nájmu nemusí odpovídat částce, kterou bude firma platit například ve čtvrtém nebo pátém roce.
Při dlouhodobém finančním porovnání kanceláří je proto vhodné zohlednit také způsob, jakým se může nájemné v průběhu nájmu měnit.
Představme si dvě kanceláře.
Kancelář A má nižší základní nájemné, ale vyšší servisní poplatky, samostatně účtované energie a vyžaduje větší vlastní investici do úprav.
Kancelář B má vyšší nájemné za m², ale část energií zahrnutou v servisních poplatcích, kvalitní stávající fit-out a lepší nájemní pobídky.
Pokud porovnáme pouze základní nájemné, kancelář A bude vypadat levněji.
Po započtení všech položek může být rozdíl výrazně menší, nebo může ekonomické porovnání vyjít úplně jinak.
Právě proto doporučujeme rozhodnutí nestavět pouze na jednom čísle z nabídky.
U každé nabídky bychom měli znát minimálně:
U významnějších pronájmů má smysl porovnat náklady nejen za jeden měsíc, ale za celou předpokládanou dobu nájmu.
Teprve potom získáte skutečně použitelný obrázek o ekonomice jednotlivých variant.
Při hledání kanceláří je přirozené sledovat cenu za m².
Ta je ale pouze jednou částí celé rovnice.
Pro firmu je podstatnější vědět: Kolik nás tato kancelář bude reálně stát?
A právě na tuto otázku by mělo finanční porovnání jednotlivých nabídek odpovědět.
Skutečné náklady na pronájem kanceláře tvoří více položek než pouze základní nájemné.
Vedle něj je potřeba počítat se servisními poplatky, energiemi, parkováním, dalšími provozními náklady, případnou investicí do fit-outu a finančním zajištěním nájmu. Naopak výslednou ekonomiku mohou zlepšit nájemní prázdniny, příspěvek na fit-out nebo jiné pobídky.
Proto pro vás v rámci hledání nových kanceláří připravíme detailní finanční porovnání vybraných nabídek. Jednotlivé varianty převedeme na srovnatelný základ a zohledníme nejen nájemné, ale také servisní poplatky, energie, parkování, pobídky a další známé náklady.
Získáte tak přehled o tom, co jednotlivé kanceláře skutečně stojí, a můžete se rozhodovat podle celkové ekonomiky nabídky, nikoliv pouze podle ceny za m².
