Při výběru nových kanceláří je jednou z prvních otázek, kolik prostoru bude Vaše firma skutečně potřebovat. Správně zvolená plocha pomáhá vytvořit příjemné pracovní prostředí, efektivně využívat dostupné prostory a zároveň udržet náklady v rozumné výši.
Pokud řešíte pronájem kanceláří v Praze nebo plánujete změnu stávajícího zázemí, vyplatí se podívat nejen na počet zaměstnanců, ale také na způsob práce, potřeby týmu a plány do budoucna.
Kolik metrů čtverečních tedy potřebujete? Záleží především na tom, jak Vaše firma funguje dnes a jaké prostředí jí pomůže v dalším rozvoji.
Při hledání kanceláří pro firmu může počet zaměstnanců posloužit jako první vodítko. Pro správné určení potřebné plochy je však dobré zohlednit také další faktory:
Každá společnost funguje trochu jinak. Kanceláře, které dobře vyhovují jedné firmě, proto nemusejí být ideálním řešením pro jinou. Čím lépe znáte potřeby svého týmu, tím snáze vyberete prostory, které budou dlouhodobě odpovídat Vašemu způsobu práce.
Významnou roli při plánování potřebné plochy hraje také uspořádání pracovního prostředí. Jinak se navrhují kanceláře s otevřeným prostorem (open space) a jinak pracoviště složené z jednotlivých uzavřených místností.
Open space může nabídnout efektivní využití plochy, snadnější komunikaci a větší flexibilitu při uspořádání pracovních míst. Důležité je přitom myslet na akustiku, dostatek prostoru pro soustředění i vhodně navržené společné zóny.
Uzavřené kanceláře naopak poskytují více soukromí a mohou lépe vyhovovat týmům, které potřebují klid, důvěrnost jednání nebo jasně oddělená pracovní místa. Jejich uspořádání obvykle vyžaduje více prostoru na jednotlivé pracoviště.
Při výběru proto nejde jen o počet metrů čtverečních. Důležité je najít takové uspořádání, které bude odpovídat charakteru práce, potřebám zaměstnanců a každodennímu provozu firmy.
Hybridní režim přináší nové možnosti, jak kancelářské prostory využívat. Pokud část týmu pravidelně pracuje z domova, může být vhodné přizpůsobit tomu počet pracovních míst i uspořádání kanceláře.
Při plánování je dobré zohlednit zejména:
Hybridní práce nemusí automaticky znamenat potřebu výrazně menší kanceláře. Může však otevřít prostor pro jiné uspořádání, ve kterém se lépe propojí individuální práce, týmová spolupráce a společná setkávání.
Cílem je vytvořit prostředí, které bude odpovídat skutečnému využívání kanceláře a zároveň nabídne zaměstnancům potřebný komfort.
Při výběru nových kanceláří se vyplatí dívat nejen na současný stav, ale také na plány firmy v následujících letech. Pokud očekáváte rozšíření týmu, nové projekty nebo změnu způsobu práce, je dobré tyto potřeby zohlednit už při prvním výběru prostor.
Možností je například:
Nemusí přitom jít o to pronajmout co největší prostor. Smyslem je najít rozumnou rovnováhu mezi současnými potřebami, budoucím rozvojem a náklady. Dobře naplánované kanceláře mohou firmě poskytnout potřebnou flexibilitu, aniž by zbytečně platila za nevyužitou plochu.
Při plánování kanceláří je užitečné uvažovat o prostoru v souvislostech. Menší plocha může znamenat nižší náklady, pokud však neodpovídá způsobu práce týmu, může být každodenní fungování méně pohodlné. Naopak větší kanceláře mohou nabídnout více flexibility, ale také vyšší náklady na nájem a provoz.
Ideálním cílem proto není minimalizovat počet metrů čtverečních za každou cenu. Důležité je najít prostor, který dobře využijete a který bude odpovídat potřebám zaměstnanců i provozu firmy.
Při porovnávání nabídek se vyplatí sledovat také dispozici, využitelnost jednotlivých místností, společné zázemí a celkové náklady. Dvě kanceláře se stejnou výměrou totiž mohou nabídnout velmi odlišné možnosti využití.
Přesné číslo, které by platilo pro všechny firmy, neexistuje. Následující příklady mohou posloužit jako první orientační vodítko při plánování nových kanceláří.
Firma s 12 zaměstnanci a jednou zasedací místností může podle uspořádání a rozsahu zázemí uvažovat například o ploše přibližně 150–180 m².
Firma s 30–40 zaměstnanci, kteří se v kanceláři pravidelně střídají, může podle současné obsazenosti a potřeb společných prostor uvažovat například o ploše 300–420 m².
Společnost, která má dnes 25 zaměstnanců a plánuje rozšíření na 40–45 lidí, může zvážit například plochu 400–500 m². Konkrétní řešení bude záviset na očekávané obsazenosti, uspořádání pracovních míst a potřebném zázemí. Alternativou mohou být také zařízené kanceláře, pokud firmě vyhovuje flexibilnější způsob využívání prostor.
U všech uvedených příkladů je důležité ověřit, zda se jedná o čistou užitnou, nebo pronajímatelnou plochu a jaké prostory jsou do výměry zahrnuty. Právě to umožní nabídky správně porovnat.
Při určování potřebné plochy pomůže především realistický pohled na každodenní fungování firmy. Vyplatí se proto:
Univerzální tabulky mohou být užitečným začátkem, konečné rozhodnutí by však mělo vycházet z konkrétních potřeb Vaší společnosti.
Správná velikost kanceláří není jen otázkou počtu metrů čtverečních. Je výsledkem dobrého porozumění tomu, jak firma funguje, jaké prostředí potřebují její zaměstnanci a kam se společnost plánuje posouvat.
Pokud hledáte nové prostory, vyplatí se věnovat čas nejen výměře, ale také dispozici, flexibilitě a možnostem dalšího rozvoje. Díky tomu můžete vybrat kanceláře, které budou dobře sloužit Vašemu týmu dnes i v budoucnu.
Jsme připraveni Vám pomoci zorientovat se v nabídce kancelářských prostor v Praze a najít pro Vás ideální řešení.
