Total Occupancy Cost představuje pohled na celkové náklady spojené s užíváním kanceláře, nikoliv pouze na základní nájemné za m².
Pro firmu je tento pohled důležitý především při porovnávání více nabídek. Kancelář s nejnižším základním nájemným totiž nemusí být kanceláří s nejnižšími celkovými náklady.
Do celkových nákladů mohou podle konkrétní nabídky vstupovat například:
Při širším ekonomickém posouzení nájmu je potřeba pracovat také s indexací nájemného, nájemními pobídkami nebo náklady souvisejícími s fit-outem.
Proto je důležité nejprve určit, které náklady porovnáváme, a stejným způsobem je následně posuzovat u všech nabídek.
Představme si kancelář o pronajímané ploše 500 m².
Základní nájemné činí:
20 EUR/m²/měsíc
Měsíční základní nájemné tedy bude:
500 m² × 20 EUR = 10 000 EUR
K tomu má budova servisní poplatky například:
150 Kč/m²/měsíc
Měsíční servisní poplatky tedy činí:
500 m² × 150 Kč = 75 000 Kč
Firma si současně pronajímá například 10 parkovacích stání. Pokud jedno stání stojí 150 EUR měsíčně:
10 × 150 EUR = 1 500 EUR měsíčně
K těmto známým nákladům mohou dále přistupovat energie podle konkrétního způsobu účtování a skutečné spotřeby.
Už na tomto jednoduchém příkladu je vidět, proč údaj 20 EUR/m²/měsíc nepředstavuje skutečné celkové náklady firmy na kancelář.
U kancelářských nabídek se často setkáváme s různými měnami a způsoby účtování. Základní nájemné a parkování mohou být sjednány v EUR, zatímco servisní poplatky bývají uváděny v Kč.
Vedle toho máme náklady závislé na skutečné spotřebě a také položky, které se mohou v průběhu nájmu měnit.
Proto je podle nás lepší mít transparentní rozpad jednotlivých nákladů než vytvořit jedno zdánlivě přesné číslo, ve kterém není vidět, z čeho se skládá.
Představme si dvě kanceláře:
Kancelář A: základní nájemné 19 EUR/m²/měsíc
Kancelář B: základní nájemné 20 EUR/m²/měsíc
Na první pohled působí kancelář A levněji.
Pokud má ale vyšší servisní poplatky, jinak účtované energie, větší pronajímanou plochu nebo dražší parkování, může být celkový rozdíl podstatně menší. V některých případech může být z pohledu celkových nákladů výhodnější i kancelář s vyšším základním nájemným.
Právě proto by se firmy neměly při výběru kanceláře rozhodovat pouze podle ceny za m².
Pokud se výběr zúží na několik vhodných kanceláří, připravíme vám detailní porovnání jednotlivých nabídek a nákladů na kancelář.
Vedle základního nájemného zohledníme servisní poplatky, energie, parkování a další známé náklady. Samostatně můžeme porovnat také nájemní pobídky a další ekonomické podmínky.
Výsledkem je přehled, díky kterému vidíte nejen nabídkovou cenu za m², ale především co jednotlivé varianty skutečně znamenají pro náklady vaší firmy.
